Hoe start je met Wlz-zorg thuis?

Dit zijn de processtappen op een rijtje, daaronder lees je een toelichting:

1. Zorgen voor bestuurlijk commitment
2. Inrichten projectorganisatie
3. Betrekken sleutelpersonen
4. Opstellen plan van aanpak

1 Zorgen voor bestuurlijk commitment

Wlz-zorg thuis bieden is niet iets wat je er ‘even’ bij doet. De verandering en de beweging raakt de hele organisatie. Het is daarom belangrijk dat het bestuur van de organisatie volledig achter deze verandering staat. Dit bestuurlijk commitment vertaalt zich in commitment op de visie, maar bijvoorbeeld ook in de projectstructuur en de inzet van mensen en middelen. 

Om Wlz-zorg thuis duurzaam te implementeren, is het belangrijk dat je organisatie een medewerker vrijmaakt die zich volledig op dit nieuwe aanbod richt en dit opzet vanuit een duidelijke visie op langer thuis wonen. Denk aan een kwartiermaker of een projectleider.

2 Inrichten projectorganisatie 

Een kwartiermaker of projectleider kan het niet alleen. Het inrichten van een projectorganisatie helpt je om de organisatie breed te betrekken en mensen mede-eigenaar te maken van de verandering die Wlz-zorg thuis zal zijn. Laat bij voorkeur mensen met verschillende rollen en functieniveaus in de projectstructuur deelnemen, die elk vanuit hun eigen kennis en expertise bijdragen aan de ontwikkeling van het concept.

Denk bijvoorbeeld ook aan het betrekken van het (lijn)management, die na het aflopen van het ‘project’ de verantwoordelijkheid over Wlz-zorg thuis gaan overnemen. Want hoe eerder zij bij de ontwikkeling betrokken zijn, hoe makkelijker de overdracht later in het proces zal gaan.

3 Betrekken sleutelpersonen 

Ga na wie je binnen de organisatie naast de projectgroep nog meer wilt betrekken bij de ontwikkeling van Wlz-zorg thuis. Plan in een vroeg stadium gesprekken met verschillende mensen, zodat je ze tijdig meeneemt. Denk aan het hele managementteam, zorgverleners, zoals wijkverpleegkundigen, casemanagers, specialisten ouderengeneeskunde of accountants. Betrek ook de ondernemingsraad en de cliëntenraad. Mensen die fungeren als ambassadeurs in de organisatie versnellen de beweging.

Externe partijen

Maak ook relevante externe partijen zo vroeg mogelijk deelgenoot van het concept. Denk aan het zorgkantoor, huisartsen, thuiszorgorganisaties, vrijwilligersorganisaties, de gemeente of sociale wijkteams en woningcorporaties. Bedenk daarbij hoe je ze meeneemt. Wat heb je nodig van welke partij? Hoe wil je de samenwerking vormgeven? Stem bijvoorbeeld met het zorgkantoor af welke zorg en ondersteuning je wilt leveren, wat het budget is en wat het aantal cliënten is waar je naar streeft. Kijk ook naar de regionale context: welke afspraken zijn er regionaal gemaakt? Hoe kun je samenwerken met andere organisaties? Vergeet hierbij niet de ondersteuning die er al is in een wijk of buurt, zoals ondersteuning van de kerk of een vereniging, welzijnsorganisatie of andere buurtinitiatieven.

Huisarts

De huisarts is in Wlz-zorg thuis de eindverantwoordelijke voor de medisch-generalistische zorg. Daarom is het essentieel om vroegtijdig met de huisarts in gesprek te gaan. Spreek ook met andere behandelaren, zoals een specialist ouderengeneeskunde en verpleegkundig specialist. In veel regio’s zijn er afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de huisarts en de specialist ouderengeneeskunde. Ga na of en welke afspraken er zijn en wat dit betekent voor jullie Wlz-zorg thuis-concept.

4 Opstellen plan van aanpak

In het plan van aanpak omschrijf je het doel en de doelgroep en werk je alle stappen van het proces uit. Zo ga je te werk:

• Onderzoek de wensen van ouderen in je verzorgingsgebied. Hoe groot is de behoefte van ouderen om langer thuis te wonen? Welke ondersteuning hebben zij nodig? Zijn er specifieke wensen onder deze ouderen? Hoeveel mensen staan op de wachtlijst voor verpleegzorg? Welke doorstroom verwacht je vanuit de zorgverzekeringswet? Zijn er andere aanbieders actief en wat bieden zij aan? Kunnen er gebiedsafspraken gemaakt worden?
• Kijk hoe jouw aanbod aansluit op de woonzorgvisie van de gemeente en regiobeelden en regioplannen in het kader van het Integraal Zorgakkoord. Hierin vind je waardevolle informatie over de regio waar je wilt starten, zoals informatie over sociaaleconomische status en de mate van vergrijzing. Wil je Wlz-zorg thuis rondom een locatie leveren? Maak dan een inventarisatie van de woningen en bepaal de straal van de cirkel waarbinnen je Wlz-zorg thuis wilt leveren. Start met Wlz-zorg thuis in het gebied waar je het meeste succes verwacht.
• Omschrijf welke vormen van Wlz-zorg thuis de organisatie wil aanbieden.
• Stel een businesscase op om de financiële kant aan het management en bestuur te verantwoorden en je (financiële) doelstellingen in kaart te brengen. De opstartkosten die je verwacht voor de ontwikkeling van en beweging naar Wlz-zorg thuis neem je hierin mee. 
• Maak een communicatieplan, voor zowel interne communicatie als de communicatie naar buiten. Denk vanzelfsprekend ook aan de communicatie naar cliënten en naasten.
• Beschrijf welke competenties medewerkers nodig hebben om deze zorg en ondersteuning te leveren en hoe je de werving wilt doen. Maak een risico-inventarisatie over de beschikbaarheid van het personeel. Hoe ga je het schaarse personeel zo slim mogelijk inzetten?
• Denk ook na over de positionering van de Wlz-zorg thuis teams in de organisatie. Dit kan namelijk invloed hebben op welke medewerkers je nodig hebt. Lees meer over de positionering in de organisatie.
• Plan een kick-off. Het is prettig om al tijdig in het proces medewerkers te betrekken bij het concept en hen mee te laten denken.
• Wlz-zorg thuis vraagt om een nieuw concept, dat zich richt op een andere doelgroep en een andere manier van werken. Laat verschillende mensen meedenken over de naam van dit nieuwe concept. Een naam weerspiegelt de visie en doet er dus toe.

Kennis die er al is

Jouw organisatie is niet de enige die met Wlz-zorg thuis aan de slag is. Maak gebruik van kennis van anderen om inspiratie en goede voorbeelden op te doen. Raadpleeg bijvoorbeeld andere zorgorganisaties in de regio, gebruik de kennis van de website van Waardigheid en trots voor de toekomst, doe mee aan webinars of een leergang van het programma Waardigheid en trots voor de toekomst of raadpleeg het platform Van zorg naar gewoon leven. Neem de tijd om te experimenteren en te onderzoeken wat past bij jullie doelgroep, je medewerkers en de organisatie.

Realiseer je dat je nooit alles kunt dichttimmeren. Gebruik het plan van aanpak dan ook als een hulpmiddel waarin de verschillende onderdelen bij elkaar komen. Bijschaven zal tijdens de uitvoering van het plan nog regelmatig nodig zijn.

Leiderschap

Leiderschap is een breed begrip met veel facetten. Het begint al met het bestuurlijk commitment en de manier waarop het bestuur de visie uitdraagt over langer thuis wonen en Wlz-zorg thuis. Dat uitdragen van de visie, zowel binnen de organisatie als naar externe partijen, zal continu nodig zijn.

Samen ontwikkelen creëert draagvlak

Een ander element van leiderschap is ruimte geven aan medewerkers om vragen te stellen, om twijfels te uiten en alternatieven te bedenken. Brainstorm met elkaar over de kansen en mogelijkheden. Het samen ontwikkelen van het concept vergroot het draagvlak in de organisatie. Dat is ook nodig, want je zet samen iets nieuws neer.

Zorg ook dat iedereen weet wie het aanspreekpunt is voor vragen en problemen. Dat is bij de voorbereiding van belang, maar zeker ook tijdens de uitvoering, als Wlz-zorg thuis wordt geboden. Als organisatie heb je hierin een faciliterende rol. Van belang is daarnaast dat de organisatie signalen over het concept of proces adequaat oppakt. Dit geeft de medewerkers vertrouwen en geeft ze het gevoel dat het concept samen met hen wordt doorontwikkeld.

Ook als Wlz-zorg in de praktijk wordt geboden vraagt het concept van medewerkers competenties die om leiderschap vragen. Lees meer over de samenstelling van het team.

Durf te beginnen

Wacht niet met de uitvoering totdat alles tot in detail is uitgewerkt. Van tevoren kun je niet alles bedenken, want het concept ontwikkelt zich ook tijdens de uitvoering. Met andere woorden, durf te beginnen.