Zorgtechnologie: Hoe kom je tot een slimme aanbesteding?

Ruben: ‘We vinden het belangrijk dat technologie in de zorg het welzijn, de veiligheid en de autonomie van bewoners bevordert. Daarnaast kan technologie medewerkers ondersteunen. Vooral wanneer zij door technologie efficiënter kunnen werken, dan is er meer ruimte voor warme zorg.’

Usercases

Om tot goede doelstellingen te komen, heeft Atlant eerst de dag van een bewoner en de dag van een medewerker in kaart gebracht. Ruben: ‘Dit onder andere door het stellen van vragen. Hoe ziet je dag eruit? Hoe wil je dat technologie je ondersteunt in de handelingen die jij uitvoert? Aan de hand daarvan hebben we usercases opgesteld. Hierin staan doelstellingen die zijn opgesteld aan de hand van behoeftes van medewerkers en bewoners gedurende de dag.’

Meer ideeën dan je zelf kan bedenken

Vervolgens heeft Atlant de usercases voorgelegd aan leveranciers. Zij gaven antwoord op hoe zij daar met hun expertise richting aan konden geven. Ruben: ‘Normaal gesproken vertel je met een programma van eisen waar een systeem aan moet voldoen. Maar wij wilden er meer open ingaan, omdat je anders al te snel gaat invullen. Het voordeel van deze aanpak is dat je ideeën terugkrijgt waar je zelf niet op gekomen zou zijn. We realiseerden ons wel dat je in zo’n fase nog geen offerte kan vragen. Dat zou namelijk om een te grote tijdsinvestering vragen in een fase waarin de opdracht nog niet concreet genoeg is.’

De mee te wegen elementen

Ruben: ‘Vervolgens hebben we samen met een team van zorgmedewerkers en behandelaren gekeken welke technologie nu het best passend is. Daarbij vonden we een aantal elementen belangrijk. Zo moet technologie in een zorglocatie gebruiksvriendelijk zijn en niet te veel kosten. Daarnaast is het belangrijk dat er andere toekomstige technologieën aan gekoppeld kunnen worden. De leverancier moet verder bereid zijn om ook samen te werken met andere partijen. Tegelijkertijd is het wel fijn om één leverancier als aanspreekpunt te hebben.’

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

De leveranciers scoorden op deze elementen allemaal wel goed. Ruben: ‘Daarom hebben we ook het maatschappelijk verantwoord ondernemen van de leveranciers meegewogen. Zo vinden wij als Atlant duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid bij de zorgsector belangrijk. Zo sluit het goed bij onze organisatie aan als een leverancier bijvoorbeeld ook nadenkt over het hergebruik van materialen.’

Betrek ook technici aan de voorkant

Op een geven moment waren er nog twee leveranciers over om uit te kiezen. Ruben: ‘Toen zijn we op bezoek geweest bij organisaties die de technologieën al gebruikten. Vervolgens hebben we gekeken of een aantal accountmanagers van de leverancier, die actief waren bij het offertetraject, ook betrokken bleven voor de implementatie. In het verleden hebben we weleens gemerkt dat je na aanschaf te maken krijgt met een heel ander team. Die mensen zijn dan niet altijd op de hoogte van de beloftes die in het offertetraject zijn gedaan. Daarnaast hebben we aan de voorkant al met technici gesproken voor een realistisch beeld.’ Bij de keuze van technologie is de stem van de zorgmedewerkers doorslaggevend geweest. Ruben: ‘Hierin worden ook de wensen van de bewoners meegenomen. Omdat onze bewoners vaak niet in staat zijn om hierover mee te praten, waren er ook twee leden van de cliëntenraad betrokken.’

Verpleegoproepsysteem

Ruben: ‘Uiteindelijk hebben we gekozen voor een zorgoproepsysteem dat op- en afgeschaald kan worden. We willen het op maat kunnen inzetten op het moment dat er ook echt vraag naar is. Bijvoorbeeld bij een bewoner die ’s nachts gaat dwalen. Het is niet gewenst dat je dan al een melding krijgt op het moment dat iemand uit bed stapt. Of als die persoon de deur opendoet. Diegene wil wellicht alleen even naar de woonkamer lopen en weer terug. Dit oproepsysteem kun je zo instellen dat een medewerker pas een oproep krijgt als een bewoner van zijn kamer af is en na vijf minuten nog niet is teruggekeerd. Zo worden bewoners niet onnodig gestoord en werkt dit voor zorgmedewerkers stukken rustiger.’ 

Implementatie

Ruben: ‘We hebben de definitieve keuze ook even met elkaar gevierd. Dat is belangrijk om het enthousiasme te behouden. Na het tekenen van de opdracht zijn we verder in gesprek gegaan over de implementatie. Hoe willen we dit vormgeven? We hebben hiervoor een overkoepelende projectgroep en verschillende werkgroepen opgesteld. Je hebt namelijk niet alleen te maken met techniek, maar ook met communicatie. Het is belangrijk dat medewerkers en naasten weten wat er speelt. En dat medewerkers opgeleid en getraind worden. Daarbij is het belangrijk dat medewerkers continu leren om beter met het systeem te werken.’

Betrek ook minder digi-vaardige medewerkers

Ruben: ‘Wat ik als tip wil meegeven aan andere organisaties? Neem voldoende tijd en ruimte voor de implementatie en betrek medewerkers al vanaf het begin. Voor sommige medewerkers kan het gebruik van technologie best wel een grote impact hebben. Zo sprak ik iemand die echt een paar slapeloze nachten had gehad omdat ze een smartphone moest gebruiken. Daarom is het belangrijk om bij de implementatie ook de medewerkers te betrekken die minder digi-vaardig zijn.’

Meer weten

• Hoe betrek je medewerkers bij de keuze en het implementeren van zorgtechnologie voor breder draagvlak? Lees hoe zorginstelling ’t Slot dit aanpakt.
• Als kleine zorgorganisatie heb je weinig medewerkers beschikbaar om te innoveren. Villa-Attent besloot daarom technologieën te lenen.
• Kijk ook op atlant.nl