Hoe regel je het als familieleden meehelpen bij andere bewoners?

‘We hadden al wat experimenten uitgevoerd voor het gelijkwaardig samenwerken met informele zorgverleners’, vertelt programmamanager Hanneke van der Meide. ‘Toen ontdekten we dat de uitdaging vooral bij medewerkers ligt om de verandering te realiseren. Familieleden en naasten zijn over het algemeen meer bereid om een actieve rol te pakken, dan medewerkers geneigd zijn om te denken. Als je maar goed het gesprek over verwachtingen voert en aansluit bij wat zij willen.’

Hanneke: ‘Voor de veranderopgave, ontdekten we dat er zowel organisatiebrede processen en beleid nodig waren, als het realiseren van een cultuurverandering bij medewerkers. We wilden alles dan ook gelijk samenpakken. Dus niet alleen het vrijwilligersbeleid actualiseren, maar ook gelijk kijken wat er nodig is vanuit medewerkers en mantelzorgers.’

Vertrouwen als uitgangspunt

Bestuurder Miranda de Vries: ‘Hoe kun je vertrouwen als uitgangspunt nemen voor je beleid? Daar hebben we met elkaar over nagedacht. Want er zijn best wel wat vraagstukken qua verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Zo zijn er familieleden die ook andere bewoners helpen. De vraag is of je die ook formeel vrijwilliger moet maken vanwege wettelijke gevolgen qua aansprakelijkheid.’

Moreel beraad

ZGEM besloot vervolgens om een moreel beraad te houden. Miranda: ‘We hebben daar iedereen bij uitgenodigd. Naast medewerkers ook vrijwilligers, naasten en mensen vanuit de cliëntenraad en ondernemingsraad. Het moreel beraad ging over de vraag: “Moeten we de samenwerking met naasten, die ook iets doen voor andere bewoners dan hun eigen naaste, formaliseren?”’

Miranda: ‘We bespraken dan zo’n vraagstuk aan de hand van verschillende praktijkvoorbeelden uit de praktijk. Bijvoorbeeld van een zoon wiens vader last had van glutenallergie. Wat nou als die spontaan een glutenkoekje krijgt aangeboden van een ander familielid? Uiteindelijk kwamen we met elkaar tot de conclusie dat het belangrijker is om de waarde van het leven op één te zetten dan om alle risico’s volledig uit te sluiten.’

Miranda: ‘De kans dat er iets misgaat bij het af en toe bijspringen is namelijk heel klein. En als het wel gebeurt, dan hebben we er als organisatie vertrouwen in dat we dat goed en netjes weten op te lossen. Zolang je in risico’s blijft denken, kan je namelijk nooit de stappen zetten die nodig zijn om de benodigde verandering te realiseren. De voordelen zijn vele malen groter.’

Onderscheid incidentele en structurele vrijwilliger

Hanneke: ‘Wij hebben verder besloten om onderscheid te maken tussen een incidentele en structurele vrijwilliger. Afhankelijk of een familielid af en toe bijspringt of op regelmatige basis. Het liefst wil je als organisatie een vrijwilliger registreren, zodat je diegene ook kunt bedanken. Daarnaast wil je ook trainingen kunnen aanbieden of iemand uitnodigen voor een dagje Efteling bijvoorbeeld. Maar familieleden die af en toe spontaan bijspringen, hebben meestal geen behoefte aan dat formele proces.’

Miranda: ‘We willen namelijk goed aansluiten bij de wensen van familieleden die mee willen helpen. Hebben zij op een gegeven moment wel behoefte om op structurele basis bij te dragen? Dan willen we het voor hen heel makkelijk maken om zich alsnog te registreren als structurele vrijwilliger. Bijvoorbeeld doordat zij alleen even een appje hoeven in te vullen.’

Het totale veranderproces bij ZGEM

Het zijn allemaal uitkomsten van een veel groter veranderproces bij ZGEM dat nog steeds gaande is. Hanneke: ‘We merken dat het veranderen alleen plaatsvindt als mensen worden uitgenodigd om daar actief vorm aan te geven. Zo worden teams ondersteund met een handreiking en een bepaalde methodiek. Daarin is veel aandacht voor bewustwording.’

Hanneke: ‘Teams worden uitgenodigd om een antwoord te vinden op: Waar staan wij als team? Waar willen wij naartoe? En welke stappen gaan we dan zetten? Daarnaast zorgen we ook voor een stukje scholing en opleiding. Het Samen doen vraagt best wel wat van de vaardigheden van medewerkers, bijvoorbeeld in de gespreksvoering. Als er veel familieleden aanwezig zijn om te helpen in een woonkamer kan dat te veel prikkels geven voor de bewoners. Dan wil je begrenzen, maar tegelijkertijd ook zorgen dat iemand zich uitgenodigd blijft voelen om spontaan mee te blijven helpen. Medewerkers hebben dan handvatten nodig om zo’n gesprek goed te kunnen voeren.’