Leren en veranderen: ‘Betrekken van medewerkers vormt de basis’
Gepubliceerd op: 12-12-2023
Zorgorganisatie Aqua Viva besloot een kwaliteitsslag te maken met behulp van Waardigheid en trots op locatie. Dat heeft op allerlei plekken in de organisatie een mooi resultaat opgeleverd. Zo is er veel minder verloop onder medewerkers, die meer plezier in hun werk hebben. Er is een structuur ingericht waardoor het leren en verbeteren continu doorgaat. Het leiderschap bestaat onder andere uit het geven van aandacht, waardering en duidelijkheid en het beleggen van eigenaarschap. Het grote voordeel hiervan is dat medewerkers meer invloed op hun werk krijgen en ervaren.
Petra Elevelt begon 3 jaar geleden als directeur bij Aqua Viva. Samen met coach Nina Roddenhof blikt ze in dit interview terug op een mooi resultaat van het traject.
Omslag in kwaliteit
‘Als Aqua Viva moesten we de beweging maken van een klooster met zorg voor ouderen naar volwaardig verpleeghuis’, vertelt Petra. ‘We hebben er heel bewust voor gekozen om een partij van buiten aan te trekken om een omslag in kwaliteit te maken. Iemand van buiten kan het zich veroorloven om net wat prikkelender te zijn.’ Nina vult aan: ‘Wat daarbij goed werkte is dat het eigenaarschap voor die verandering bij directie en bestuur al aanwezig was. Dat is een belangrijke succesfactor geweest.’
‘Iemand van buiten kan het zich veroorloven om net wat prikkelender te zijn’
Invloed uitoefenen
‘Voor het leren en verbeteren hebben we een projectgroep opgezet met een goede vertegenwoordiging’, zegt Petra. ‘Naast Nina en mijzelf zaten daar de teamleiders, senior verpleegkundigen en de kwaliteitsverpleegkundige in. Het projectteam deed het voorbereidende werk, maar de inbreng en de toetsing werd altijd bij de medewerkers gedaan.’ Daarnaast werd er ook een maandelijks overleg voor contactverzorgenden opgericht. Petra: ‘In het begin bestond er wat weerstand omdat medewerkers twijfelden over het nut ervan. Maar toen ze merkten dat ze door dit overleg invloed konden uitoefenen raakten ze enthousiast.’
Aandacht voor het cliëntverhaal
Deze manier van werken zorgde voor een aantal mooie resultaten. ‘De eerste stap was dat we hebben gekeken of Aqua Viva verder wilde werken volgens de principes van positieve gezondheid’, legt Nina uit. ‘Dit is een benadering binnen de gezondheidszorg die niet de ziekte, maar een betekenisvol leven van mensen centraal stelt.’ De vertaling daarvan is onder meer zichtbaar in aandacht voor het cliëntverhaal. Petra voegt toe: ‘Daarbij gaat het bijvoorbeeld om: Wat is de achtergrond van de cliënt? Uit welk gezin komt die persoon? En wat voor rollen en functies heeft diegene vervuld? Het levensverhaal laten we voor inhuizing invullen door familieleden en de bewoner zelf en gedurende het verblijf vullen de verzorgenden het aan.’
Ook aan de slag met kwaliteitsverbetering?
Bekijk dan onze programmapagina voor de mogelijkheden. Waardigheid en trots voor de toekomst is het vervolgprogramma van Waardigheid en trots op locatie. Het werken aan kwaliteit is een van de thema’s waar we ons op richten.
Afspraken over zorgleefplan
Aqua Viva maakte ook gebruik van audits. ‘We hebben bijvoorbeeld afspraken gemaakt over wat er allemaal in het zorgleefplan moet staan’, zegt Petra. ‘Hier is een checklist voor opgesteld. We pakten er regelmatig een paar zorgleefplannen uit om te toetsen of dit ook goed was gegaan. Als dit niet het geval was, gingen we met de betrokken medewerker in gesprek. Maar dan niet op de toon: “Het is niet in orde.” Maar meer van: “Laten we samen kijken wat we kunnen doen om dit te verbeteren en wat jij als medewerker hiervoor nodig hebt.”’
Samenwerking informele zorg
‘We wilden intensiever en beter gaan samenwerken met informele zorgverleners’, licht Petra toe. ‘Daarbij gaat het om wat familieleden en naasten in de thuissituatie voor de bewoner deden en wat ze binnen Aqua Viva willen en kunnen doen. Hiervoor hebben we een aanvulling aan onze visie toegevoegd. We maken nu gebruik van een placemat met ideeën voor activiteiten die familieleden met hun naaste kunnen doen. Die hebben we passend gemaakt voor onze organisatie.’
Kwaliteitsflits
‘Elke maand informeerden we medewerkers door het versturen van een Kwaliteitsflits’, vertelt Nina. ‘Hierin communiceerden we: “Dit is wat we hebben gedaan en hier gaan we nog aan werken.”’ Petra: ‘Ook stond hierin welke afspraken we bijvoorbeeld met elkaar in het contactverzorgende-overleg hadden gemaakt. Zo’n document zorgt ervoor dat iedereen dezelfde informatie krijgt. En dat je een document hebt waar je aan kunt refereren. Zo van: “Dit hebben we met elkaar afgesproken.”’
‘Goed leiderschap zorgde ervoor dat medewerkers gezien worden en dat er ook echt geacteerd wordt als er iets wordt aangegeven.’
Meer stabiliteit qua personeel
‘Een mooi resultaat is dat we het hele zorgproces benoemd hebben in 3 pijlers: komst, verblijf en vertrek’, gaat Petra verder. ‘Daar hebben we onder andere processen, protocollen, werkinstructies aan gekoppeld. Dat heeft veel duidelijkheid en inzicht gegeven.’ Toch zijn het vooral de medewerkers bij wie Aqua Viva de mooie resultaten merkt. Nina geeft een voorbeeld: ‘Zo werden er in het begin van het traject nog veel zzp’ers ingezet. Maar gaandeweg kwam er steeds meer stabiliteit qua personeel. Dit uitte zich ook in waardering naar de directie en alle leidinggevenden. Goed leiderschap heeft ervoor gezorgd dat medewerkers gezien worden en dat er ook echt geacteerd wordt als er iets wordt aangegeven.’
‘We hebben helaas ook afscheid moeten nemen van een paar medewerkers’, zegt Petra. ‘Er kwamen te veel geluiden binnen, van familieleden en collega’s, dat zij onze visie en manier van werken niet goed uitdroegen. Dat geeft wel tijdelijk wat krappere roosters, maar het feit dat er geluisterd wordt naar signalen is voor medewerkers belangrijker. Met teamcoaching, verzorgd door een externe coach, hebben we geïnvesteerd in de samenwerking, veiligheid en een betere aanspreekcultuur. Denk daarbij aan: Hoe werk je samen in je team? Wat is jouw inbreng? En: Wat heb jij nodig?’
Extra waardering in de zomer
‘Verder is waardering uitspreken van belang’, aldus Nina. ‘Dat doet heel veel en hoor je ook terug van mensen. In het begin kan daar wantrouwend op gereageerd worden. Maar als je dit consequent blijft doen, heeft het echt effect.’ ‘Zo hadden we krappe roosters in de zomer en moest er hard gewerkt worden’, zegt Petra. ‘Toen hebben we iedere week gezorgd voor een leuke attentie of iets lekkers om onze waardering te laten zien. Het duurde even, maar na een tijdje kregen we mailtjes over hoe leuk medewerkers dat vonden.’
‘Consequent waardering uitspreken doet heel veel’
Eigenaarschap
Ook invloed op het werk heeft verschil gemaakt. Petra: ‘Mensen mogen bijvoorbeeld hun eigen roosters vullen. Dat zorgt automatisch ook voor meer eigenaarschap. Als een medewerker altijd vrij wil op vrijdagavond en de rest van het team heeft daar geen problemen mee, dan werkt dit prima. Maar als anderen er wel problemen hebben, moet je toch met elkaar het gesprek aangaan. Dit pakken onze medewerkers heel goed op.’
Leren en verbeteren gaat door
‘We blijven aan de slag met leren en verbeteren omdat we door blijven gaan met het contactverzorgendenoverleg, het projectteamoverleg en de Kwaliteitsflits’, zegt Petra tot slot. ‘De frequentie wordt wel minder intensief. We kijken met een goed gevoel terug op de begeleiding van Waardigheid en trots op locatie. Ik vond het fijn om met iemand te kunnen sparren. Waar nodig zijn we aan de hand genomen, maar we kregen ook de ruimte voor inbreng en om de dingen op onze manier te doen. Nina hoorde er echt bij. Ze was voor ons gewoon de medewerker die op dinsdag kwam.’
Meer weten
- Bekijk alles over het thema Werken aan kwaliteit.
- Ga naar het overzicht onderbouwde verhalende methoden voor werken aan kwaliteitsverbetering.
Deel deze pagina via:
