Sturen op eigenaarschap en andere tips voor effectief leiderschap

Drieluik effectief leiderschap in het verpleeghuis: deel 2

In deze artikelenreeks over effectief leiderschap behandelen we in drie delen praktische tips en tools bij de gevonden aangrijpingspunten.

• Deel 1: Innerlijke motivatie en andere succesfactoren voor effectief leiderschap
• Deel 3: Effectief leiderschap inzetten in het verpleeghuis doe je zo

#3: Versterk eigenaarschap

Stuur op eigenaarschap van medewerkers. Dat kan op twee manieren:

• Door een andere stijl van gedrag als bestuurder of manager: door verantwoordelijkheden uit te delen, te sturen op afstand, eerst zelf te laten oplossen, te bevragen, zaken terug te leggen, te vertrouwen en steun te geven in combinatie met aanspreken en niet af te rekenen op fouten.
• Door wijzigingen in de structuur: breng veranderingen aan in de structuur die bijdragen aan eigenaarschap, zoals bijvoorbeeld integrale functies of minder managementlagen.

Praktische tips

• Zorg dat helder is wat ieders rol is, welke verantwoordelijkheden daarbij horen en welke ruimte je daarin hebt.
• Spiegel en bevraag leiders op elk niveau van de organisatie op hun leiderschapsstijl en help deze te richten op het versterken van eigenaarschap. Dit betekent óók dat je je eigen leiderschapsstijl onder de loep neemt door hierop te reflecteren.
• Houd in gedachten dat eigenaarschap en verantwoordelijkheden anders verdelen niet betekent dat je stopt met sturen. Het betekent niet loslaten, maar anders vasthouden. Je moet er dus juist als bestuurder en manager naast gaan staan en zichtbaar zijn.

Methoden

• Om te leren verantwoordelijkheid te nemen kan de Cirkel van 8-methodiek helpen. je krijgt hierbij ook de bewustwording dat je altijd een keuze hebt.
• Bekijk de taak- en functieomschrijvingen die er al zijn om te beoordelen of rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn beschreven. Ontwikkel ze waar nodig samen.
• Elke ontwikkelingsfase van een team vereist een andere stijl van leidinggeven en mate van zelfstandigheid die een team aankan. Het model van Tuckman voor teamontwikkeling beschrijft de verschillende fases waar teams doorheen moeten om te groeien.

#4: Werk planmatig

Om overzicht te creëren, de neuzen dezelfde kant op te krijgen, voortgang te realiseren en om zaken goed af te maken, is planmatig werken met beoogde resultaten behulpzaam. Het is hierbij belangrijk om aan te sluiten bij het tempo van het primair proces.

Praktische tips

• Probeer het jaarplan of de koers van de organisatie visueel te maken. Met duidelijke stappen die worden gezet en het waarom ervan. Hang deze posters op verschillende plekken op om voor draagvlak en herkenning te zorgen.
• Evalueer regelmatig de voortgang en kom terug op de doelen. Liever één ding tegelijk aanpakken en daar regelmatig op terugkomen, in plaats van alles tegelijk. Vier de behaalde successen en stuur bij waar nodig. Ook (en juist) de kleine successen tellen mee! Als het tegenzit of langzaam gaat is het cruciaal om stil te staan bij de kleine overwinningen, dat werkt stimulerend.
• Maak concreet wie welke taken gaat uitvoeren en waar de verantwoordelijkheden liggen. Dat draagt het bij aan het eigenaarschap in de organisatie en draagt bij aan een aanspreekcultuur.

Methoden

• Het belangrijkste van planmatig werken is dat het methodisch wordt aangepakt. Methodisch werken betekent simpel gezegd dat men via bepaalde (vaste) stappen een doel wil bereiken. Deze stappen worden regelmatig geëvalueerd. En op basis van het actualiseren of het veranderen van de context, kan het doel worden bijgesteld en herhaalt het proces zich.
• Een balkenplanning is een projectplanning waarbij de activiteiten als horizontale balken in een kalender zijn geplaatst. Hierdoor heb je in één oogopslag in beeld wat er is gebeurd, wat er nog moet gebeuren en waar de mijlpalen zitten. Een voorbeeld hiervan is balkenplanning.

#5: Ga in gesprek op basis van feiten

Gebruik feitelijke informatie (zoals uit indicatoren of scans) als gezamenlijk vertrekpunt om het gesprek aan te gaan en om van te leren, niet om medewerkers op af te rekenen.

Praktische tips

• Stel goede kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) op die daadwerkelijk een toegevoegde waarde hebben voor de organisatie en de mate van voortgang en succes inzichtelijk maken.
• Sluit aan bij de gegevens die een organisatie al verzameld en voeg niet teveel nieuwe, verplichtte metingen toe. Het is daarom belangrijk om goed na te denken welke informatie er nodig is om je doel te bereiken en daarna hoe je deze informatie zo effectief mogelijk kan verzamelen.
• Het is van belang om mensen te coachen en trainen, zodat zij op de juiste manier gebruik maken van stuurinformatie, analyses kunnen maken, doelen kunnen stellen en op het juiste moment in actie kunnen komen.

Methoden

• Door het afnemen van scans of vragenlijsten en deze te herhalen kun je feitelijke data ophalen over hoe de organisatie/locatie er voor staat. Aan de hand van deze verzamelde data kan je het gesprek aangaan en het ‘waarom’ achter de cijfers ophalen. Door het uitvoeren van audits kan je op een objectieve methode de gebreken, maar ook de verbeteringen op een afdeling/locatie in kaart brengen.
• Het bespreken van een casus kan ervoor zorgen dat de kwantitatieve en kwalitatieve data bij elkaar komen. Het is van belang om hiervoor verschillende disciplines bij elkaar te brengen die allemaal hun licht kunnen laten schijnen op de casus.
• Organisaties registeren, meten en monitoren veel. Een kwaliteitsdashboard kan helpen bij het inzichtelijk maken van grote hoeveelheden data. Slimme dashboards kunnen de data visualiseren, waardoor de data gemakkelijker te interpreteren is.

Meer weten

• Lees alles over het onderwerp zeggenschap.
• Nog meer lezen over de 7 aangrijpingspunten? Lees dan dit artikel met quotes en voorbeelden van de vijf bevraagde organisaties. In de presentatie over de opbrengsten van het onderzoek (pdf) onderaan deze pagina, vind je ze in een handig overzicht.