‘Betrek verschillende medewerkers bij het implementeren van zorgtechnologie’

‘Uit een scan van Waardigheid en trots op locatie bleek dat we veel al goed op orde hadden als zorgorganisatie’, vertelt Martin den Besten, projectmanager bedrijfsprocessen. ‘Wel konden we meer doen op het gebied van beschikbare zorgtechnologie in de ouderenzorg. We zijn met medewerkers en naasten in gesprek gegaan om dit samen te verkennen. Hiervoor hebben we een projectteam samengesteld. We kozen daarbij het thema ‘Vrijheid en veiligheid’ als vertrekpunt. Het is namelijk belangrijk dat de technologie volgend is in wat je als organisatie voor bewoners wilt bereiken.’

Leefcirkels voor meer bewegingsvrijheid

Martin: ‘We hebben gezamenlijk een programma van eisen opgesteld. Dit is een document waarin je met elkaar opneemt waar de technologie aan moet voldoen. Ieders perspectief is meegenomen. Zo zorg je ervoor dat iedereen zich ook comfortabel voelt bij de gekozen technologie. Uiteindelijk leidde dit ertoe dat we als eerste hebben gekozen voor leefcirkels.’ Deze zorgtechnologie in de ouderenzorg kan de bewegingsruimte voor mensen met dementie vergroten. Bij leefcirkels dragen bewoners een tag bij zich, waardoor het mogelijk is hun bewegingsruimte in te regelen.

Ruimte voor ongemakken en twijfel

De samenstelling van de projectgroep zorgde voor een brede verkenning van kansen en risico’s en daardoor tot draagvlak, maar daar zijn wel een aantal stappen aan vooraf gegaan. Zo begonnen de gesprekken met het projectteam vrij open. Martin: ‘We wilden met elkaar echt een positieve en gelijkwaardige sfeer neerzetten. Daarnaast was er veel ruimte voor het bespreken van zorgen en ongemakken. Iemand zei bijvoorbeeld: “Straks gaat een bewoner naar buiten en dan ligt die persoon plots in het water!” Je kunt aan dit soort gedachten en gevoelens niet zomaar voorbijgaan. Ze geven namelijk inzicht in wat er leeft bij mensen en in wat je te doen hebt qua voorbereidingen.’

Een gezamenlijke visie als vertrekpunt

Martin: ‘Daarnaast hebben de coaches van Waardigheid en trots op locatie persoonlijke interviews gehouden. Zo ontdek je punten die in een groep mogelijk minder snel ter sprake komen, maar wel degelijk voor hen van belang zijn. We hebben met de deelnemers gewerkt aan een visie op technologie als vertrekpunt. Dit is de richting die we met elkaar kiezen en waar we achter staan, omdat het aansluit bij ons gedachtegoed. Hierin is opgenomen dat ’t Slot zorg biedt waarbij de bewoner het verblijf als thuis ervaart in een open, rustige en veilige omgeving.’

Vrijheid en veiligheid op maat

Martin: ‘Om het perspectief van de bewoner mee te nemen, hebben we een klantreis gemaakt. Wat maakt een bewoner gedurende de dag mee? We zijn daarbij uitgegaan van verschillende typen bewoners. Sommige bewoners hebben veel veiligheid nodig. Anderen zijn meer zelfstandig. Zij kunnen bijvoorbeeld naar het restaurant lopen voor een kopje koffie en een praatje. Het voordeel van de leefcirkels is dat we bewoners nu meer vrijheid en veiligheid op maat kunnen gaan bieden.’

Nadenken over processen en keuzes

Gaandeweg bleek een nog bredere afvaardiging van medewerkers wenselijk in de projectgroep. Martin: ‘Ook een restaurantmedewerker, receptionist en een gastvrouw hebben immers met leefcirkels te maken. Je stuit op keuzes in hoe je de werkzaamheden organiseert. Als een bewoner door meer bewegingsvrijheid veel in het restaurant komt, is het wellicht handig dat ook de restaurantmedewerker toegang tot het zorgdossier heeft om op de hoogte te zijn van de gemaakte afspraken en begeleidingsadviezen. Bovendien zullen medewerkers die eerder minder met elkaar te maken hadden, nu in de toekomst vaker met elkaar gaan samenwerken.’

De zorg wordt dynamischer

De toepassing van leefcirkels vraagt verder echt om een andere manier van werken. Martin: ‘De zorg en ondersteuning wordt er dynamischer door, omdat bewoners minder beperkt worden door een vastgelegde structuur. Je wilt een bewoner ’s ochtends bijvoorbeeld ondersteunen bij medicatie-inname, maar die kan dan ineens in het restaurant zijn.’ Veranderingen in de manier van werken kunnen leiden tot gevoelens van ongemak. Martin: ‘Daar moet je aandacht voor hebben, dat is heel belangrijk. Daarnaast helpt het om stil te staan bij de opbrengsten van de technologie. Uiteindelijk zorgen de leefcirkels ervoor dat de kwaliteit van leven van bewoners wordt vergroot. Je merkt dat het enthousiasme van medewerkers toeneemt wanneer ze daar een beeld bij krijgen.’

Beginnen met kleine stappen

’t Slot neemt dan ook de tijd voor de implementatie. Martin: ‘We gaan beginnen met zo’n drie tot vier bewoners. Zodat we echt ruimte krijgen om te leren en te ontdekken hoe de techniek werkt en wat er nodig is. Zo loop je gaandeweg tegen mogelijke keuzes aan. Normaal begint de dag voor medewerkers om zeven uur. Maar voor bewoners kan die al eerder beginnen. Zorg je dan al voor meer vrijheid met leefcirkels of hou je dat nog beperkt? Daar wil je met elkaar goed over nadenken.’

Ict-infrastructuur

Het implementatieproces is nog niet klaar. Zo gaat ’t Slot medewerkers benaderen om ambassadeur op de afdeling te worden. Ook is het belangrijk dat de ict-infrastructuur op orde wordt gebracht. Martin: Met leefcirkels ben je nog veel afhankelijker van de toegang tot internet. Daarom doen we wat in ons vermogen ligt om de risico’s zo klein mogelijk te maken. We hebben inmiddels toegang tot twee providers. Als de één dan een storing heeft, schakelt het systeem naar de andere. En het is uiteraard van belang dat er WIFI-dekking is in alle hoeken en gaten van ons pand. Verder gaan we naasten meenemen in het proces. Ook zij hebben immers te maken met meer vrijheid of veiligheid van hun familielid en hebben mogelijk hun zorgen en wensen.’

Door Marit van der Meulen

 Meer weten

• Meer weten over leefcirkels
• Ga naar op slotgameren.nl