Slim naasten betrekken bij zorg: ‘Niet vragen, maar verleiden!’

Ouderenzorg organisatie De Wever ging aan de slag met respectvolle communicatie en een online platform waar medewerkers en naasten berichten en activiteiten delen. Het effect? Nabijheid en gemeenschapsgevoel. ‘Laatst stelde een familielid voor om met de caravan in de zomer bij ons in de tuin te komen staan.’

Meer doen om naasten te betrekken. Daarvoor is De Wever aan de slag gegaan met het online platform ShareCare op locatie Boshuis. ‘Het online platform ondersteunt het samenwerken met naasten door een agenda en communicatiemogelijkheden ’, vertelt Yasna Abegg, oprichtster van de OnlineZorginnovator. Ze werd als implementatie-expert ingeschakeld door De Wever. ‘Voordeel is dat naasten en familieleden foto’s kunnen delen en op elkaar reageren. Door deze interactieve manier van communiceren ontstaat er ruimte en vrijheid voor eigen initiatief.’

Online platform alleen is niet voldoende

Yasna benadrukt: ‘Wel is het van belang om te beseffen dat een online platform als ShareCare de communicatie alleen maar faciliteert. Uiteindelijk gaat het er vooral om: Wat is je boodschap aan naasten en hoe breng je die? Bij samenwerken gaat het om: Hoe zien we, begrijpen en communiceren we met elkaar? Het is belangrijk om daar goed aandacht voor te hebben.’

Implementatieklimaat

Het is dan ook een van de eerste gesprekken die Yasna met clustermanager Annelies de Jong voerde. Wat is het implementatieklimaat bij De Wever? Succesvol implementeren kan je namelijk alleen in een veilige omgeving waarin respectvol gecommuniceerd wordt. En daarnaast moest het geen top-down-verhaal worden. Niet zomaar een training, maar een aanpak om een beweging in de teams op te starten. De Wever begon bij locatie Boshuis daarom eerst met een aanpak in respectvol communiceren die ongeveer 3 maanden bedroeg.

Over Communiceren met Respect en de Online Zorginnovator

De OnlineZorginnovator zet kennis om in praktische handvatten voor implementatie waarbij er aandacht is voor de menselijke en projectmatige kant en verschillende perspectieven. Daarnaast hebben zij samen met partner Jürg Thölke de aanpak “Communiceren met Respect” ontwikkeld. Deze methode bevordert een effectieve en aangename voor duurzame implementatie. Hierbij makt de OnlineZorginnovator gebruik van ‘coaching on the job’ en verschillende interventies en materialen zoals posters, challenges, stappenplannen en workshops.

Zwaan-kleef-aan-effect

Wanneer medewerkers respectvol communiceren met elkaar kunnen zij dit ook goed uitdragen aan naasten en buurtbewoners. Dat maakt het makkelijker om hen bij de zorg te betrekken.

Annelies: ‘We wilden familieleden niet verplichten om bij te dragen. Onze insteek is: Hoe verleid, verbind je en zorg je voor nabijheid? Zodat familieleden zich onderdeel voelen van een woongemeenschap. Als naasten leuke foto’s zien van een pannenkoekevenement of een ander gezellig huiskamerevenement dan straalt dat blijdschap uit. Dat zorgt voor een zwaan-kleef-aan-effect. En tegelijkertijd zorgen we er zo voor dat nabijheid van naasten gewoner wordt in het leven van de bewoner en in het leven van de naasten zelf.’

Richtlijnen voor samenwerking

Daarnaast zijn er Richtlijnen ontwikkeld die zijn opgenomen in het online platform ShareCare. Yasna: ‘Het gaat om afspraken om goed met elkaar samen te werken. Zo weten naasten waar ze rekening mee moeten houden als ze bijvoorbeeld mee willen helpen bij het theedrinken. Die richtlijnen hebben we samen ontwikkeld met klankbordgroepen waarin naasten, medewerkers en bewoners deelnemen. Over de Richtlijnen blijven medewerkers en naasten in gesprek met elkaar. Werkt dit zo? Of moeten we nog iets bijstellen?’

Ook meer aandacht voor persoonsgerichte zorg

Het samenwerken met naasten, zorgt er ook voor dat zij goed kunnen vertellen waar hun familielid met dementie blij van wordt. En wat voor een leven iemand vroeger heeft geleefd. Met als gevolg dat De Wever daardoor activiteiten kan aanbieden die beter aansluiten bij de persoon met dementie.

Voordelen respectvolle communicatie

Aandacht voor respectvol communiceren levert voor zorgmedewerkers ook meer werkplezier op. Het geeft nadruk aan: ‘Wat ben ik blij met jou als collega en hoe kunnen we elkaar vinden!’

Annelies: ‘Zorgteams en huishoudelijke teams hebben gewoontes en vaste patronen. Sommige teams communiceerden niet met elkaar. Of communiceerden uit onvrede: “Is die dienst alweer niet gevuld?” Gewoontes zijn net groeven, waar mensen graag in vertoeven. Als je dat wilt doorbreken moet je nieuwe elementen toevoegen. En continu bijsturen voor de volgende stap. Een beetje naar links, dan weer naar rechts. Dat vraagt best wat, maar levert ook heel veel op.’

Respectvolle communicatie leidt tot meer veiligheid en daardoor ook tot meer openlijke communicatie. Annelies: ‘Medewerkers begonnen ook moeilijke en lastige dingen te bespreken. Zo was er een medewerkster die nooit avonddiensten draaide. Daar waren irritaties over, maar dat werd nooit uitgesproken. Totdat dit wel gebeurde en de medewerkster kon uitleggen dat haar thuissituatie maakte dat avonddiensten gewoon niet mogelijk waren. Dit begrijpen leidde tot veel rust en opluchting in het team.’

Inzichten voor succesvolle implementatie

Yasna: ‘We namen participatief implementeren serieus door naast informeren vooral goed naar elkaar te luisteren en collega’s en naasten uit te nodigen om mee te denken. Dit deden we niet alleen in klankbordgroepen, maar in ieder moment van het proces.’

Annelies: ‘Ook hebben we weerstand vooral gezien als informatiebron. Dat is een hele andere manier van benaderen dan je richten op: “Hoe krijgen we de weerstand eruit?” Als je informatie krijgt, vanuit die weerstand, kun je die gebruiken om ervoor te zorgen dat je iedereen meekrijgt. Zo ontstaat er eigenaarschap en creativiteit.’

Denken vanuit perspectief van naasten

Yasna: ‘Bij het betrekken van naasten, is het de kunst om te denken vanuit: “What’s in it for me?” Wat is eigenlijk het probleem wat je moet oplossen voor hen? Hoe ziet participatie eruit vanuit het perspectief van naasten? Zo kom je uit op nieuwe ideeën. Bijvoorbeeld door in te spelen op de behoefte van familieleden om nieuwe, mooie herinneringen te maken met hun dierbare met dementie.’

Naast de menselijke kant van implementatie, had De Wever ook aandacht voor de projectmatige kant. Yasna: ‘Wij werkten nauw samen met een interne projectmanager Laura Vreijsen. Aan haar hebben we de implementatiekennis overgedragen. Ook hebben we een projectmanagementsysteem gebruikt en meetbare en haalbare doelen opgesteld. Er was bijvoorbeeld een tijdsplanning en er werd structureel gewerkt.’

Vervolg implementatie

De Wever gaat de aanpak nog verder evalueren en mogelijk ook voor haar andere locaties beschikbaar stellen.

Annelies: ‘Ik merk dat er een enorme gretigheid en nieuwsgierigheid bestaat om hiermee verder te gaan. Het succes van de aanpak komt echt niet alleen door Yasna en mij. Daarom wil ik tot slot benoemen dat we supertrots zijn op alle medewerkers, familie en naasten, die hier zo waardevol aan hebben bijgedragen.’