Zo brengt Kennemerhart methodisch werken in praktijk

Couleur locale

‘Kennemerhart is een fusieorganisatie’, vertelt teamleider cliëntenzorg Ans van Beek. ‘Toen we in 2018 fuseerden hadden we opeens 10 locaties die allemaal op hun eigen manier werkten. De werkinstructies waren verouderd. Er stonden heel veel profielvragenlijsten in het ECD en het ECD werd niet optimaal gebruikt. De dossiers waren niet op orde, wat bij audits voor veel stress zorgde.’ De organisatie zag dat ze hier iets mee ‘moest’. Maar dat was makkelijker gezegd dan gedaan. ‘Veel veranderingen die we inzetten, liepen stuk. Medewerkers begrepen niet waarom het “weer anders moest”. Locaties beriepen zich op hun “couleur locale”. Bovendien bemoeide iedereen zich ermee, waardoor een verandering niet goed op gang kwam.’

Ontwerpen en inrichten

Voor Kennemerhart was het de aanleiding voor het project ‘eenduidige werkwijze’. ‘We zijn toen begonnen met het beschrijven van de afspraken over het “zorgleefplangesprek”, een onderdeel van het proces “wonen”’, vertelt senior projectmanager Zoja Vermeij. ‘Daarna volgde “wat doe je in de eerste 24 uur nadat de cliënt binnenkomt”. Zo hebben we alles wat met wonen te maken heeft beschreven, tot “overlijden” aan toe. Waarmee we het hele proces “wonen” compleet hadden. Ook zorgden we voor een update van de onderliggende werkinstructies en schoonden we het ECD op. Bij alles wat we deden, hielden we rekening met de administratieve werklast van de zorgmedewerker. Zo beperkten we ons tot dat wat echt nodig is voor de medewerker en de cliënt.’ Vervolgens maakte Kennemerhart van het hele proces ‘wonen’ een boekje. Zodat de medewerkers de werkafspraken altijd konden teruglezen.

Checken en borgen

Het bijhouden van het proces is echter net zo belangrijk als het ontwerpen en inrichten. ‘Een proces opschrijven – plan – en uitvoeren – do – is natuurlijk niet genoeg’, lacht Zoja. ‘Daarom bedachten we ook een manier om het proces “wonen” te controleren en te borgen, oftewel check en act.’ Medewerkers kunnen verbeteringen, onduidelijkheden en vragen over het proces en de werkwijze op verschillende manieren kenbaar maken. ‘Ze kunnen hun opmerkingen mailen naar een speciale mailbox. Of ze plaatsen een opmerking in iProva, ons kwaliteitsmanagementsysteem. Inmiddels staan de processtappen in iProva, in duidelijke stroomschema’s. Want toen we het proces continu gingen verbeteren, bleek het boekje al snel niet meer up-to-date. iProva is dat wel, daar staan altijd de meest actuele processen.’ Daarnaast halen ‘superusers’ van het zorgdossier informatie uit de praktijk op. Andere belangrijke informatiebronnen zijn dossiercontroles, beleidswijzigingen en klachten.

Procesoverleg

Al die signalen worden besproken in het procesoverleg ‘wonen’. ‘In dit procesoverleg zitten functionarissen met verschillende rollen’, vertelt risico- en procescontroller Liesbeth de Vlieg. ‘Niet alleen functionarissen uit het proces, zoals teamleiders, zorgmedewerkers en de kwaliteitsadviseur, maar ook vertegenwoordigers van andere domeinen. Want die domeinen kunnen ofwel invloed hebben op het proces “wonen” ofwel gevolgen van wijzigingen in het proces ondervinden. Denk aan de domeinen ICT, cliëntservice en behandeling. Zo stemmen we altijd goed af wat aanpassingen voor iedereen in de organisatie betekenen.’ Het procesoverleg besluit vervolgens of er op basis van de signalen aanpassingen nodig zijn. En hoe die aanpassingen worden gecommuniceerd. ‘Want continu verbeteren staat of valt met goed informeren en communiceren. Dat is een groot deel van de borging.’

Rapportagetijd uitgebreid

En wat levert het op in de praktijk? ‘Heel veel’, zegt kwaliteitsverpleegkundige Caroline Bol. ‘Erg fijn is de vaste structuur die door de herinrichting van het proces is ontstaan. Zorgmedewerkers weten precies wat er van ze verwacht wordt. Maar ook heel belangrijk: zorgmedewerkers voelen zich gehoord. Ze kunnen vragen stellen en verbeteringen voorstellen. En daar wordt vervolgens ook iets mee gedaan.’

Zoja besluit met een aantal voorbeelden van aanpassingen uit het procesoverleg. ‘We kregen van superusers het signaal dat de rapportagetijd in het zorgdossier te kort was. Die stond op 45 minuten, dat hebben we nu uitgebreid. En in het proces “overlijden” introduceerden we een standaardbrief. Dat verzoek kwam ook van de werkvloer. Als een bewoner overlijdt, komt er veel op de zorgmedewerkers af. Ook heel praktische zaken, die staan nu in de brief. En een medewerker van cliëntservice neemt er vervolgens contact over op met de familie. Dat ontlast de zorg enorm.’

Meer weten

• Bekijk het onderwerp methodisch werken voor achtergrondinformatie en tools over methodisch werken in het verpleeghuis
• Gebruik de reflectietool methodisch werken om te onderzoeken welke vraagstukken bij jouw locatie spelen op het gebied van methodisch werken
• Bekijk de inspiratiebox methodisch werken met voorbeelden en tools die helpen om cyclisch en systematisch te werken volgens de Plan, Do, Check, Act-cyclus (PDCA-cyclus)
• Bekijk het boekje over het proces ‘wonen’ bij Kennemerhart
• Lees meer over het procesoverleg bij Kennemerhart