Hoe maatwerkondersteuning organisaties vooruithelpt

Welke zorgorganisaties kloppen aan voor maatwerkondersteuning?

‘Van kleine zorgboerderijen tot hele grote verpleegzorgorganisaties met tientallen locaties. De gemene deler is dat ze allemaal bezig zijn met de transitie waar de zorg voor staat. Anders gezegd: ze voelen allemaal de noodzaak om te veranderen, om toekomstbestendig te worden. Je ziet alleen wel dat de ene organisatie daarin verder is dan de andere. Sommige organisaties maken gebruik van de maatwerkondersteuning omdat zij hun strategische koers nog moeten bepalen en zich afvragen: wat voor zorgorganisatie willen wij zijn over vijf jaar? Daarnaast zijn er organisaties die willen weten wat de toekomst van hen verlangt: wat moeten zij doen om te komen waar zij willen komen?’

‘De meeste zorgorganisaties die gebruikmaken van de maatwerkondersteuning, hebben een duidelijk beeld van hun toekomst, weten wat zij moeten doen en hebben hiervoor plannen ontwikkeld. Zij weten alleen niet hoe zij deze moeten uitvoeren. Meestal is dat omdat de organisatie en de zorgprofessionals worden opgeslokt door de waan van de dag. Deze laatste groep heeft vaak weinig ervaring met veranderen en mist ook de kennis om plannen in te voeren. Zij hebben vooral “implementatiekracht” nodig.’

Wat kan maatwerkondersteuning voor deze zorgorganisaties betekenen?

‘Maatwerkondersteuning helpt zorgorganisaties om aan de slag gaan met de transitie waar de zorg voor staat. Het maakt hun opgave niet minder complex, maar kan een enorme steun in de rug zijn als zij niet weten hoe ze moeten beginnen of steeds vastlopen.

‘Voor de ondersteuning zijn er twee typen coaches. De strategiecoaches ondersteunen zorgorganisaties op beleidsmatig en strategisch niveau bij het transitievraagstuk. De implementatiecoaches begeleiden zorgorganisaties op tactisch en operationeel niveau met het verwezenlijken van hun plannen. Je kunt maatwerkondersteuning zien als een soort buitenboordmotor: een zorgorganisatie haalt met een coach extra implementatiekracht binnen. De implementatiecoaches begeleiden het veranderingsproces en staan hierdoor dicht bij de praktijk. Zij trekken bijvoorbeeld samen op met de locatiemanagers en met de teams. Het gaat om maatwerk, dus de coaches kijken ook elke keer hoever een organisatie is en wat zij nodig heeft. Zij zetten allemaal de kennis in die binnen Vilans aanwezig is.’

Rond welke thema’s bieden jullie maatwerkondersteuning?

Dat zijn er vijf:

• Samenwerken met informele zorg
• Langdurende zorg thuis
• Technologie en Digitale zorg
• Arbeidsmarkt: samen anders werken
• Werken aan kwaliteit

Voor elk thema hebben we binnen Waardigheid en trots voor de toekomst kennisteams die een brede expertise hebben en regelmatig overleggen met de coaches. Daarnaast kijkt het programma ook wat er op het gebied van deze thema’s al is ontwikkeld in het land, wat zich bewezen heeft en wat mogelijk van toepassing is op de zorgorganisatie. We krijgen bijvoorbeeld veel vragen over het volledig pakket thuis. Sommige organisaties hebben hiermee al veel ervaring opgedaan. Via de maatwerkondersteuning wordt die kennis toegankelijk voor andere organisaties.’

Met nieuwe partijen samenwerken

‘Zorgorganisaties zien overigens in dat de verschillende thema’s met elkaar samenhangen. Als zij bijvoorbeeld meer willen samenwerken met de informele zorg, is daarbij vaak de inzet van technologie nodig. En deze samenwerking heeft ook vaak gevolgen voor de teamsamenstelling. Verder zijn zorgorganisaties zich er steeds meer van bewust dat zij hun opgave niet alleen kunnen oplossen. Bij een thema als Langdurende zorg thuis worden partijen waar de zorgorganisaties in het verleden nauwelijks banden mee hadden, ineens veel belangrijker. Denk aan gemeenten en wijkorganisaties. Ook als het gaat om samenwerken met deze partijen kunnen wij de zorgorganisaties ondersteunen.’

Hoe gaat de maatwerkondersteuning in zijn werk?

‘Samen met de organisatie doen de tranchemanagers van Waardigheid en trots voor de toekomst eerst een quickscan: welke vragen spelen er en wat kan een coach betekenen? Uit de quickscan blijkt ook hoeveel draagvlak er binnen de organisatie is. Dat is belangrijk, want er moet commitment zijn van directie en bestuur. Is die voldoende aanwezig, dan gaan we een overeenkomst aan: maatwerkondersteuning lost het probleem niet alleen op, we doen het samen.’

Ondersteuningstraject

‘Vervolgens zoeken wij de juiste coach bij de opdracht. We hebben een pool van bijna 100 ervaren coaches. De coach maakt vervolgens samen met de zorgorganisatie een plan waarin staat wat de vraagstukken zijn, wat het doel is van de maatwerkondersteuning, wat de coach gaat doen en welke activiteiten we gaan ontwikkelen. Is het plan goedgekeurd? Dan start de coaching. Gemiddeld duurt een traject een jaar tot anderhalf jaar, afhankelijk van de complexiteit. Tussentijds en aan het eind van de maatwerkondersteuning evalueren we de resultaten.’

Over resultaten gesproken: wat levert maatwerkondersteuning de zorgorganisaties op?

Zoals gezegd helpt maatwerkondersteuning om aan de slag te gaan met thema’s die bijdragen aan toekomstbestendige verpleegzorg. Of het nu om ondersteuning bij een strategisch vraagstuk gaat, om het implementeren van kennis of om goede voorbeelden die nodig zijn voor de verandering. Zorgorganisaties blijven eigenaar van die verandering. De coach neemt niks over. De organisaties doen het zelf, maar kunnen wel terugvallen op de inhoudelijke kennis van de coaches en hun ervaring met het voor elkaar krijgen van verandering. Aan het eind van het traject kunnen zorgorganisaties zelfstandig verder; ze hebben geleerd om het zelf te doen.’

Heb je een tip voor zorgorganisaties?

‘Leg je oor te luisteren bij organisaties die al maatwerkondersteuning krijgen. Vraag wat het hen heeft gebracht en beslis dan of het iets is voor jouw organisatie. Zie maatwerkondersteuning ook als een kennisplatform waar je samen met andere organisaties aan deelneemt. Vanuit Waardigheid en trots voor de toekomst brengen wij ook organisaties bij elkaar. Bijvoorbeeld in een LeerDoeDeeltraject. Het kan heel leerzaam en nuttig zijn om eens te praten met zorgorganisaties die voor dezelfde opgave staan als jij.’