Overstappen naar VPT met maatwerkondersteuning

Steeds meer ouderen kiezen ervoor om Wlz-zorg thuis te krijgen in de vorm van het volledig pakket thuis (VPT). Bewust, of omdat er geen plek is in het verpleeghuis. ‘Thuis’ kan in dit verband hun eigen huis zijn, maar er zijn ook andere woonvormen mogelijk. Een groeiend aantal zorgorganisaties speelt in op deze ontwikkeling. Zij bieden Wlz-zorg thuis aan en stappen over op VPT als financieringsvorm.

Tijdrovende klus

Huize te Gaste in Gastel is een kleinschalig familiebedrijf met twee woonzorghuizen. De zorgorganisatie wil doorgroeien van 16 naar 36 bewoners. Daarnaast wil Huize te Gaste op haar terrein ‘tiny houses’ bouwen, waar mensen zelfstandig wonen, al dan niet met een zorgbehoefte. Beide vormen van zorg moeten niet gefinancierd worden vanuit een persoonsgebonden budget, zoals bij de huidige cliënten het geval is, maar uit het VPT. Dit zorgt voor stabiele geldstromen en sluit volgens Huize te Gaste beter aan bij de wens om kleinschalige zorg op maat te bieden.

Overstappen op het VPT betekende dat Huize te Gaste voor het eerst een contract moest aangaan met het zorgkantoor. Het invullen van alle aanvraagformulieren is een tijdrovende klus en een flinke belasting, helemaal voor kleine zorgorganisaties. Zorgkantoren kijken nu eenmaal kritisch of nieuwe aanbieders aan alle eisen voldoen. 

Coach ondersteunt

Maatwerkondersteuning van Waardigheid en trots voor de toekomst bood perspectief door de aanvraag goed voor te bereiden en stapsgewijs aan te pakken. De coach hielp het familiebedrijf met het correct invullen van alle formulieren en aanleveren van de benodigde documenten, maar ook met het uitwerken van het bedrijfsplan en het ontwikkelen van de governancestructuur.

De aanvraag werd na drie maanden toegekend. Huize te Gaste kreeg vervolgens maatwerkondersteuning bij een nieuwe uitdaging: het opzetten van de zorgadministratie die voldoet aan de eisen van het VPT. Daarnaast heeft de coach het familiebedrijf geholpen met het verbeteren van de bedrijfsvoering, waardoor zorg en vergoeding meer met elkaar in balans zijn gekomen.

‘Veel aan gehad’

‘Wij hebben veel aan de maatwerkondersteuning gehad’, vertelt Mike Lamers, directeur Huize te Gaste. ‘Voor de overstap naar het VPT hadden we zelf al wat voorwerk gedaan. Zo hadden we een lijst van zaken die wij bij het zorgkantoor moesten aanleveren. Maar sommige onderdelen daarvan waren lastig voor ons. Hoe leg je bijvoorbeeld uit wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van de directie en de bestuurders? Bij een kleine organisatie als de onze is de directie tevens het bestuur.’

‘De coach heeft ons geholpen om dit goed te verwoorden richting het zorgkantoor. Verder heeft de coach kritisch gekeken of de andere aan te leveren stukken compleet waren en of we de zaken hierin duidelijk hadden omschreven. Na wat opstartproblemen zijn wij vanaf begin dit jaar volledig overgegaan op het VPT.’

Ondersteuning op meerdere vlakken

‘Het helpen aanleveren van alle formulieren was één onderdeel van de maatwerkondersteuning’, vervolgt Mike. ‘Net zo belangrijk was de hulp die wij hebben gehad bij het herverdelen van taken. Mijn moeder en ik waren als directie tot voor kort inhoudelijk zeer betrokken bij de zorg. Dat betekende dat wij eigenlijk altijd in de weer waren. Ook veel vragen van het personeel kwamen bij ons terecht.’

‘Met hulp van de coach hebben we onze organisatie vorig jaar anders ingericht. We hebben een manager bedrijfsvoering en een kwaliteitsverpleegkundige aangesteld. Zij vangen het grootste deel van de zorginhoudelijke vragen op. De manager lost ook de gaten in het rooster op. Mijn moeder en ik staan als directie wat meer op afstand. Dat geeft ons de ruimte om met andere zaken aan de slag te gaan. We zijn bijvoorbeeld nu bezig met een grote verbouwing. Daar kan ik nu wat meer tijd aan besteden dan vroeger het geval was geweest.’

Herverdeling van taken

‘De coach heeft de nieuwe organisatiestructuur uitgewerkt en ook geholpen om helder te krijgen wat ieders taken en verantwoordelijkheden zijn’, besluit Mike. ‘De coach heeft er in de praktijk ook echt voor gezorgd dat de manager bedrijfsvoering en de kwaliteitsverpleegkundige de ruimte kregen. Als directie waren wij gewend om zaken zelf op te pakken. Maar een externe coach dwong ons als het ware om taken uit handen te geven. Voor ons een eyeopener: zo kan het dus ook.’