Medezeggenschap bij King Arthur Groep: samen beslissen over ingebrachte ideeën

Jarcine Spaander en Anita Schimmel zijn oprichters van de zeven jaar bestaande King Arthur Groep. Mylene Höhle is al vanaf de start van Ridderspoor actief betrokken. Deze organisatie begeleidt en verzorgt mensen met dementie van begin tot het einde, thuis en in een kleinschalig verpleeghuis. 

De organisatie is ook deelnemer aan het Waardigheid en trots-project over het organiseren van medezeggenschap. ‘Het regelen van medezeggenschap die werkt, is niet echt een zoektocht, maar  een proces.’

Gelijkwaardigheid bij de Ronde Tafel

King Arthur Groep wil dat iedereen gelijkwaardig meedoet aan de Ronde Tafel en dat samen besluiten genomen worden. ‘Dat is de basis van onze organisatie’, meent Spaander. ‘Ik kom niet uit de zorg en heb ook niet de wijsheid in pacht. Maar ook als je zorgprofessional bent, dan veranderen dingen. Je moet flexibel en creatief zijn en persoonsgerichte zorg kunnen leveren. Dat betekent regelmatig afstemmen, aanpassen en ontwikkelen. Wij hebben hier zelfstandige zelforganiserende teams. Professionals regelen de zorg met cliënt en familie en zijn gericht op dialoog.’

Ontstaan Ronde Tafel

De weg naar de Ronde Tafel begon bij het selecteren van het team, zonder leidinggevende.  Ze wilden meer verantwoordelijkheid leggen bij de professionals en dan ook professionals in het team hebben die dat prettig vinden. Zelfsturende teams zijn verantwoordelijk en betrokken naar de cliënten toe. Vooral werd ook gekeken naar wat de doelgroep nodig heeft. En dat zijn creatievelingen. 

Zorg is bij mensen met dementie minder belangrijk dan begeleiding en contact kunnen maken. Je moet snel kunnen inspelen op de situatie omdat de behoefte van de doelgroep door de progressieve ziekte constant verandert. King Arthur Groep kiest voor ondernemende ZZP’ers. Zij kiezen bewust om zorg te bieden en niet te veel organisatiegedoe te willen. Het team is een vast team met ZZP’ers die ook in andere organisaties werken met andere opdrachtgevers. Zo neem je kennis mee van binnen naar buiten. Zo ontstaat leerkracht en beweging en voorkom je routineverval. Ook wil de organisatie dat het geld voor zorg bij de professionals komt en niet besteed wordt aan overhead.

Wat het team miste was een gelijkwaardig teamoverleg. Vragen waren: Wie neemt de beslissingen? Degene die het hardst roept? En hoe doen we dat nu eigenlijk meer initiatief nemen? King Arthur Groep heeft vervolgens contact opgenomen met de Democratische School De Ruimte in Soest om van hen te leren. Zij organiseerde het democratische proces op een andere manier; in kringen. 

Zij hangen bijvoorbeeld voorstellen op een prikbord en beslissen samen met leerlingen en leraren. Vervolgens gingen Spaander, Schimmel en Höhle deze manier van beslissen indienen. Het principe van de Ronde Tafel: Iedereen die er tijdens de bijeenkomst is, neemt samen een besluit. De bijeenkomst is altijd op de eerste van de maand om 16.00 u die één uur duurt. 

Na het uur stoppen ze en nemen ze de overgebleven voorstellen mee naar de volgende keer. Iedereen mag een week van te voren zijn voorstel indienen. Dit voorstel hangt op de  overdrachtsplek en wordt rondgemaild, is één A4-tje en bestaat uit een beschrijving, argumenten, wat is nodig en meer. Ben je er niet? Dan wordt het besluit zonder jou genomen.

Als gespreksleider van de Ronde Tafel is het simpel. Het beslissen verloopt volgens strakke regels. Iedereen komt aan het woord en iedereen luistert naar elkaar. Je gaat uit van elkaars kracht en samen weet je heel veel. Iedereen doet zijn zegje namelijk.

Zoeken naar wat mag en kan

Tijdens de allereerste Ronde Tafel ging het over wat er geregeld moet worden, zodat de professionals hun werk kunnen doen en zodat de cliënt en familie de zorg krijgen die ze verdienen. Denk aan het doen van de was, schoonmaak, brood kopen etc. En inmiddels regelen de teamleden dit allemaal zelf. Omdat King Arthur Groep koos voor veel eigen regie. 

‘Dat is een heel ander niveau van werken. Alles regelen zij  onderling. Voor ons betekent dit continue zoeken wat kan en mag. Als een mantelzorger of professional een pot cafeïnevrije koffie wil voor de cliënt, plak dat dan op de pot. Beslis dat zelf en voer het uit’, legt Höhle uit. Medewerkers moesten elkaar zien te vinden. Een vraag was en die nog steeds geregeld gesteld dient te worden: Wie neemt welke rol op zich binnen het team?

Uitkomsten Ronde Tafel

Dankzij de Ronde Tafel is beslist dat de medewerkers samen met de bewoners eten. Tijdens de Ronde Tafel werd het probleem besproken van de afwezigheid van voldoende personeel tijdens de lunch. Nu is er altijd voldoende personeel tijdens het eten en daardoor is er in huiskamer nu rust en aandacht voor de cliënt. 

Ook is dankzij de ronde tafel besloten dat het laatste kwartier collega’s samen komen om de dag te bespreken. Wat kan er beter en wat gaat er goed. ‘Daardoor hebben we een korte cyclus om zaken te verbeteren’, vertelt Schimmel.

Toekomst

De Ronde Tafel willen ze in de toekomst ook gaan uitrollen op de andere locaties. Sinds begin dit jaar wordt de ronde tafel ook toegepast op organisatie- en beleidsniveau. Het is een mooie methodiek om op veel plekken in te zetten. Snel, efficiënt en iedereen komt aan het woord. 

In de ontwikkeling van de organisatie zien wij een vergelijk met de piramide van Maslov. De basis is nu op orde en dan neem je de volgende stap. Je kijkt naar hoe ver het team, de bewoners en de familie is en wat de volgende stap kan zijn. Met elkaar blijf je doorontwikkelen.

Methodiek

Je gaat zitten in een ronde kring en kiest een gespreksleider. Deze houdt richtlijnen en tijd in de gaten. Vervolgens begin je met de eerste ronde. Iemand licht het eerste voorstel toe. Vervolgens wordt de vraag gesteld: wie wil daar iets op zeggen? Die het eerste hand opsteekt reageert. ‘Ik herken me er in, maar maak me zorgen om dit en dat…’  Tijdens een rondje vertelt iedereen wat hij ervan vindt. 

Vervolgens reageert de gespreksleider met: ‘Dit gehoord hebbende, wie komt er met een nieuw voorstel?’. Vervolgens kan iedereen reageren in een volgend rondje: ‘Misschien is het goed om dit te doen, maar….’. Op dit voorstel mag iedereen weer reageren. Dit rondje gaat de andere kant op en tegen de klok in. Dit is om iedereen nog de kans te geven zich te realiseren wat belangrijk is. 

Als iedereen een wedervoorstel gedaan heeft, vraagt de gespreksleider wie er kan komen tot een definitief voorstel. En als laatste vraagt de gespreksleider wie er bezwaar heeft. Het gaat niet over consensus, maar over consent. Degene die met een bezwaar komt, moet ook met een nieuw voorstel komen. Vervolgens ligt er een eindvoorstel en dan heb je een besluit. Er wordt ook een filmpje gemaakt van het gesprek. Het besluit wordt nog geëvalueerd na twee maanden. Is het naar wens? Dan is het een definitieve nieuwe regel of manier van werken.

De Ronde Tafel is er niet om problemen tussen mensen onderling op te lossen. Dat doe je onderling. De meeste mensen kunnen feedback goed hebben. Bespreek het! Fouten maken mag.

De gespreksleider moet streng optreden als van de methodiek afgeweken wordt. Er wordt geen discussie gevoerd; je luistert naar elkaar. Omdat je geacht wordt naar elkaar te luisteren, hoor je ook meer. Rol gespreksleider zit heel erg op methodiek. Je hoeft niet meer als gespreksleider op de inhoud te sturen. Deze methodiek kan ook werken bij een familiegesprek. De gespreksleider moet wel goed zijn om het goed te kunnen leiden.

Huisbijeenkomsten

Naast de wekelijkse ronde tafel, hebben de bewoners elke drie maanden huisbijeenkomsten met bewoners en familie bij elkaar. ‘We bespreken wat goed gaat en wat beter kan. Veel opmerkingen komen van de bewoners zelf. Zo vormen we de werkwijze en maken we beleid. Zo is ook de ronde tafel ontstaan.’ King Arthur Groep heeft geen cliëntenraad, omdat een cliëntenraad een beperkte club is die over iedereen beslist. Familieleden en bewoners zijn het uitgangspunt.

Familiebetrokkenheid

King Arthur Groep heeft als beleid om projectvoorstellen naar alle familieleden te sturen om te achterhalen wat zij ervan vinden. Zo raken zij meer betrokken bij de organisatie en de bewoners. Sommige besluiten die belangrijk zijn voor familie en cliënt worden samen met de familie geëvalueerd. 

Ook zijn er familiebijeenkomsten. Nieuwe families van nieuwe cliënten vinden de familiebijeenkomsten bijwonen en zeggenschap hebben vaak prettig. Hoe druk een familiebijeenkomst bezocht wordt, hangt vaak af van het onderwerp.