Methodisch werken, hoe doe je dat? In 4 stappen leuk en eenvoudig de PDCA’s rond

Methodisch werken: waar hebben we het over?

Volgens de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) betekent ‘methodisch werken’ dat zorgverleners werken volgens de PDCA-cyclus. Dat staat voor Plan, Do, Check, Act.

• Plan: je werkzaamheden bekijken en een plan maken om deze te verbeteren
• Do: de verbeteringen doorvoeren
• Check: toetsen of de verbeteringen het gewenste resultaat opleveren
• Act: je werkzaamheden bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten

Centraal kenmerk van methodisch werken bij kwaliteit van zorg en werken: het gaat om drie aan elkaar verbonden PDCA’s: de bewoner, de medewerker, dan wel het team, én de (zorg)organisatie.  

Start met methodisch werken – gemakkelijk en praktisch

De opzet om te starten met methodisch werken is even gemakkelijk als praktisch. Het enige dat je nodig hebt, is een papieren tafellaken met daarop de drie PDCA’s en een paar viltstiften. Vervolgens ga je samen met collega’s op systematische wijze een door jou gekozen kwaliteitsthema langs. Zo kozen deelnemers van de bijeenkomst   voor medicatieveiligheid, ondervoeding/zorg voor het eten en drinken, werken met het zorgdossier en infectiepreventie.

Stap 1: Benoem de 3 PDCA’s op het gekozen thema

Benoem de drie PDCA’s binnen het door jouw gekozen kwaliteitsthema. Schrijf op hoe je tot het plan komt, hoe je gaat evalueren, en hoe je vervolg geeft aan de evaluatie. Denk aan input voor een aangepast plan, voor je team of zelfs voor het beleid in jouw organisatie.

Richt je in deze stap echt op de C en A van de PDCA, en houd de volgende volgorde aan:

1. éérst het primaire proces: cliënt, familie en zorgverleners
2. dan medewerkers en het teamproces: teamsamenwerking, kwaliteit teamleden
3. en dan pas sturing en beleid: kwaliteitsaudits, beleid

Stap 2: Benoem de samenhang tussen de 3 PDCA’s

Kijk samen nog eens goed of en hoe de drie PDCA’s aan elkaar verbonden zijn. Denk bij het kwaliteitsthema ‘ondervoeding/zorg voor eten en drinken’ bijvoorbeeld aan:

• Primair proces: hoe inventariseren we de wensen rondom eten en drinken? Hoe leggen we dit vast, en voor wie? Hoe weten koks, gastvrouwen en vrijwilligers waar ze rekening mee moeten houden? Hoe signaleren we gebrek aan eetlust of ondervoeding? Hoe rapporteer je dat? Wie pakt dit op?
• Medewerker en teamproces: wanneer schakel je een verpleegkundige of diëtist in? Hoe zit het met de deskundigheid van medewerkers? Hoe werken gastvrouwen en zorgmedewerkers samen? En hoe zit dat met de kok? Welke deskundigheidsbevordering is er?
• Beleid: op welke wijze luisteren bestuur en staf naar de geluiden van medewerkers, cliënten en familie? Welke audits voeren we uit? Wat doen we met de uitkomsten? Hoe is de terugkoppeling naar behandelaars en de facilitaire dienst? Wie neemt hier initiatief in? Hoe maken we beleid of passen we beleid aan? 

Stap 3: Benoem jouw eigen rol in het werken met de PDCA’s

Bespreek wat jouw rol is bij de verschillende PDCA’s. Wat doe jij als PDCA’s niet rondgemaakt worden of niet aansluiten bij het team- of beleidsproces? Hoe handelingsvaardig ben je met het agenderen hiervan in de organisatie? Waar heb je verantwoordelijkheid in of juist niet?

Stap 4: Reflecteer

Rond af met de reflectie. Wat kun je eraan doen om de PDCA’s draaiende te houden én te schakelen tussen de niveaus? Bedenk hierbij dat het benoemen van niet draaiende PDCA’s of het niet verbonden zijn van PDCA’s ook een belangrijke actie is. Wat heb je nodig om dit te versterken?

Reflectietool en inspiratiebox

Om je te helpen binnen jouw organisatie aan de slag te gaan met methodisch werken hebben we nog twee mooie hulpmiddelen: een reflectietool en een inspiratiebox. De tools horen bij het onderwerp Methodisch werken van Waardigheid en trots. ‘In de reflectietool zitten alle benodigdheden voor een groepssessie met 10 medewerkers’, vertelt Henry. ‘Zo’n sessie kan helpen de bewustwording te vergroten en begrip te kweken voor elkaar. En het geeft aanknopingspunten voor een verbeterplan.’

De inspiratiebox ‘Methodisch werken’ moet voorkomen dat organisaties het wiel opnieuw uitvinden. ‘Organisaties zijn op zoek’, gaat Henry verder. ‘Dan kunnen mooie voorbeelden veel tijd schelen. In de inspiratiebox vinden ze allerlei inspirerende voorbeelden om het methodisch werken op cliënt-, medewerker-, team- én organisatieniveau te versterken. Ze kunnen deze vervolgens aanpassen en in de eigen organisatie gebruiken.’

Meer weten

• Lees de uitleg bij deze 3 pdca-cirkels in het achtergrondartikel Methodisch werken: Mensenwerk (zie download onderaan de pagina).
• Gebruik de reflectietool methodisch werken om te onderzoeken welke vraagstukken bij jouw locatie spelen op het gebied van methodisch werken
• Bekijk de inspiratiebox methodisch werken met voorbeelden en tools die helpen om cyclisch en systematisch te werken volgens de Plan, Do, Check, Act-cyclus (PDCA-cyclus)