Methodisch werken met het zorgplan: Zo pak je een veranderproces aan

Gepubliceerd op: 11-07-2023

In juni 2023 vond het webinar ‘Hoe werk ik methodisch met het zorgplan?’ plaats. Professionals van burgerinitiatief ’t Zorghuus vertelden hoe zij een veranderproces aangingen in hun organisatie. Vooral qua rapporteren en methodisch werken was er verbetering nodig. Ze gingen aan de slag met een onderwerp waar veel motivatie voor was, namelijk onbegrepen gedrag. Er volgde een proces met gesprekken met het team en individuele medewerkers. Waardigheid en trots-coach Jeanny Engels: ‘Door samen op pad te gaan, bouw je samen. En ontdek je: Wat mist er nog? En wat kunnen we met elkaar beter doen? Zo blijf je dicht bij het team en sluit je aan op wat er leeft. Dat motiveert.’

Leer- en veranderkompas

’t Zorghuus deelde hun ervaring aan de hand van de stappen van het leer- en veranderkompas. Namelijk:

Waarom en waartoe
Hoe en werkwijze
Doen en blijven doen

Lees meer over het leer- en veranderkompas op de website van Zorg voor beter.

Over ’t Zorghuus

’t Zorghuus is een burgerinitiatief voor kleinschalig wonen in Ysselsteyn en is bekostigd met donaties van burgers uit het dorp. Het is een thuis voor mensen die graag samen wonen en leven in een vertrouwde dorpse sfeer. In ’t Vurste en ’t Achterste Huus wonen mensen met een vorm van dementie. En bij Ons Thuus wonen mensen met een verstandelijke of meervoudige beperking. In totaal zijn er 3 teams werkzaam die bestaan uit professionals en vrijwilligers. Er kunnen maximaal 9 bewoners per woning wonen.

Kijk op de website van ’t Zorghuus

Stap 1. Waarom en waartoe

Aanleiding deelname Waardigheid en trots op locatie

‘We hadden een echtpaar dat dit burgerinitiatief is gestart, ook in het huis woonde en veel deed in de zorg’, vertelt zorgcoördinator Silvie Tonnaer. ‘Maar toen zij vertrokken uit het huis, wisten mensen in ons team niet zo goed waar ze aan toe waren. Iedereen was aan het zoeken: “Hoe gaan we dit nu overnemen met elkaar?” De coach, die we kregen vanuit Waardigheid en trots op locatie begin dat jaar, kwam dan ook als geroepen.’

Verlangen naar meer methodisch werken

‘Met name methodisch werken had aandacht bij ons nodig’, vertelt zorgcoördinator Anke Fleurkens. ‘Daarnaast bestond er veel onduidelijkheid over wie doet wat. Welke functies en taken heeft iedereen? Ook werkten we niet met doelen en acties. Het vraagstuk dat er lag was: “Hoe kunnen we met de zorgplannen meer duidelijkheid creëren? En hoe borgen we de zorg naar onze bewoners op een juiste manier?”’

Zorgdossier met zorgdoelen en acties

Anke: ‘We hadden veel thema’s in het zorgdossier en collega’s wisten niet goed waar ze op moesten rapporteren. De verhalen waren veel te uitgebreid. Terwijl we als zorgcoördinatoren graag wilden filteren op de belangrijkste dingen. Dit om goed met andere disciplines te kunnen overleggen. Een belangrijke vraag was dan ook: “Hoe kunnen we het zorgdossier zo maken dat we er actuele zorgdoelen in kunnen opnemen met bijbehorende acties?”’

Stap 2: Hoe en werkwijze

Kernteam

Silvie: ‘We hebben een kernteam gevormd. Deelnemers waren: de zorgcoördinatoren, de teamleider en de coach van Waardigheid en trots op locatie. Samen zijn we gaan kijken: Welke onderwerpen willen we wanneer en in welke teamvergadering behandelen? Ook kwamen we iedere week met het kernteam samen. Om te kijken: Hoe gaat het nu? En hoe staan we ervoor?’

Taken beleggen met functieprofielen en rollen

Silvie: ‘We zijn begonnen met de functieprofielen. En we zijn daarover in gesprek gegaan met collega’s en iemand van het Bestuur met de portefeuille HRM. We hebben samen bedacht: Welke taken horen bij wie? Vanuit daar konden we ook de rollen verdelen.’

Anke: ‘Wat goed werkte is dat we ook veel 1-op-1-gesprekken met collega’s hebben gevoerd. Hoe kunnen we samen zorgen dat we hetzelfde zien en hetzelfde gaan doen? Dat werkt heel goed bij mogelijke weerstand. Dan merk je dat mensen zich toch wat makkelijker uiten. In het team zijn sommige collega’s daarin wat terughoudender.’

Methodisch werken rondom onbegrepen gedrag

Silvie: ‘We hebben onder andere het onderwerp onbegrepen gedrag behandeld. Daarin stond het methodisch werken centraal. We hebben toen gewerkt met de ABCs-methodiek. Die helpt om onbegrepen gedrag goed in kaart te brengen en tot een gezamenlijke aanpak te komen.’ Jeanny: ‘Wat daarin goed werkte is niet gaan vertellen wat onbegrepen gedrag precies inhoudt. Maar vragen wat collega’s denken dat het inhoudt. Dan ontdek je meteen ook wat het kennisniveau is en sluit je beter aan.’

Rapporteren aantrekkelijker maken

’t Zorghuus keek ook hoe het rapporteren aantrekkelijker te maken. Jeanny: ‘Dat deden we door mensen uit te nodigen om het echt ook te gaan doen. In kleine groepjes gingen ze aan de slag. Ik heb aan Silvie en Anke gevraagd: “Welke bewoner is nu belangrijk voor jou?” Daarna ben ik deze bewoners gaan bespreken in de teamvergaderingen en heb ik aan kleine groepjes gevraagd: “Kunnen jullie dat dossier ook openen?” Veel medewerkers kregen het dossier niet open. Dat biedt dan veel inzicht in waar medewerkers staan. Andere vragen waren bijvoorbeeld: “Hoe kijk je naar de rapportage? Is het helder wat daar staat? En zo niet, kunnen we op basis hiervan afspraken maken?” Zo ontdek je samen wat er beter of anders kan.’

Anke: ‘We wilden ook dat er echt op onbegrepen gedrag gerapporteerd zou worden. Toen ben ik gaan zoeken: “Hoe kunnen we dit het beste in het zorgleefplan laten terugkomen? We hebben toen gekeken hoe we doelen met bijbehorende acties zichtbaar kunnen maken in het dossier. Dat kon door er een esculaap-teken voor te plaatsen. We begonnen met 2 of 3 actuele onderwerpen per bewoner. Zo weten collega’s waarop ze moeten rapporteren.’

Inspiratiebox Methodisch werken

’t Zorghuus maakte gebruik van een tool uit de Inspiratiebox Methodisch werken over methodisch werken met het zorgleefplan.

Bekijk de tool Methodisch werken met het zorgleefplan

Poster methodisch werken

Anke: ‘We hebben ook een poster gemaakt voor het methodisch werken. Om te kijken: Wat mist er nog? Wat is ieders taak? En wat is de rol van het zorgleefplan? We zijn begonnen met de eerste stap: wat doen we nou als iemand hier komt wonen? Vanaf het moment van wonen start het methodisch werken. Eerst is de zorgcoördinator aan zet, daarna het team en alle andere disciplines. Ik gebruik de poster regelmatig. Ook om op te zoeken: Wat is nu hierin mijn taak? En wat kunnen we als collega’s van elkaar verwachten?’

Inspiratiebox-methodisch-werken-poster-6-stappen-zorgleefplan-1024x791

Stap 3: Doen en blijven doen

Herhaling zorgt voor herkenning

De poster is ondersteunend in de fase van het doen en blijven doen. Silvie: ‘Zo gebruik ik de poster regelmatig in een teamvergadering. Dan kan ik laten zien waar we staan in het proces. Bijvoorbeeld bij onbegrepen gedrag.’

Anke: ‘De poster is ook handig als er vragen zijn van naasten of collega’s. Bijvoorbeeld over de evaluatie van het zorgleefplan. Dan kunnen we de poster gebruiken om familieleden of collega’s te laten zien wanneer dat plaatsvindt.’

Silvie: ‘Sinds september is er een nieuwe manager in dienst. Zij betrekt het team door input te vragen voor de thema’s die in de teamvergaderingen aan bod komen. Daarnaast zorgt de manager dat zij iedereen inlicht als er nieuwe updates zijn, waaronder het methodisch werken. Zij zorgt daarmee steeds voor herhaling in de manieren waarop er wordt gecommuniceerd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het regelmatig versturen van een nieuwsbrief. Zo wordt het herkenbaar voor mensen.’

Meer weten

Lees meer over de achtergrond van methodisch werken in de verpleeghuiszorg bij het onderwerp methodisch werken.
Gebruik de reflectietool methodisch werken om te onderzoeken welke vraagstukken zich bij jouw locatie voordoen bij methodisch werken.
Bekijk ook de andere voorbeelden uit de inspiratiebox methodisch werken.