Zo overwint Beweging 3.0 de 7 valkuilen van datagedreven werken

Beweging 3.0 is actief op het gebied van zorg, wonen en welzijn in de regio Eemland. Met ruim 2.500 medewerkers en 2.000 vrijwilligers zetten zij zich in voor hun cliënten. Beweging 3.0 is één van de deelnemers aan het LeerDoeDeeltraject 'Slimmer benutten van data uit zorgalarmering-systemen'.

Roos vertelt hoe zij aankijkt tegen de 7 valkuilen waar organisaties vaak tegenaan lopen bij datagedreven werken.

Wat maakt dat jij enthousiast bent over werken met data uit zorgalarmering-systemen?  

'Ik zie wat data kan betekenen voor de zorg. Je kunt de data gebruiken om de zorg te optimaliseren en de kwaliteit te verhogen. Uiteindelijk willen we dit doen door te kijken naar patronen en voorspellende waarden. Maar ik zie ook dat de zorgmedewerkers het gebruik van data nog eng vinden. Ze voelen zich gecontroleerd. De kunst is om dit om te buigen, zodat de zorg door het gebruik van de data meer regie ervaart en minder gestoord wordt door alarmen en bellen.

Je kunt klein beginnen, en vrij simpel bekijken hoeveel oproepen binnenkomen via het verpleegkundig oproepsysteem (VOS). Als je dat laat zien, zie je de zorgmedewerkers schrikken. Elke 5 minuten krijgt een medewerker drie tot vier van die oproepen. Dat is ontzettend veel. Mijn streven is om de zorg te ontlasten, door te zorgen voor minder bellen en dus minder alarmmoeheid.'

In de praktijk en uit onderzoek weten we dat er aspecten zijn die datagedreven werken lastig kunnen maken (7 valkuilen).

Kan jij aangeven in hoeverre deze aspecten herkent? En hoe je daar mee omgaat?

1. (Te) weinig inzicht in wat datagedreven werken van de organisatie vraagt. 

'In onze organisatie hebben we een visie op technologie en op datagedreven werken. Er is dus over nagedacht, ook wat een goede inzet van technologie en datagedreven werken vraagt aan resources. Het management staat achter ons en zorgt dat wij tijd en ruimte krijgen voor datagedreven werken. Wat ook helpt is dat de teammanagers zelf meekijken naar de data. Zo zien en begrijpen zij wat het kan betekenen. Ook heel belangrijk: de data laten zien hoe druk de zorg het heeft en dus de urgentie om iets te doen aan al die alarmeringen.'

2. (Te) vaak alléén op projectbasis experimenteren met data-inzichten zonder systematisch gebruik van de data-inzichten voor verbeteren, beslissen of voorspellen.

'Bij ons levert de leverancier van de domotica de overzichten met data aan. De leverancier komt ook langs op de locatie om de data door te nemen. Mijn project richt zich erop om een structureel werkproces in te richten om datagedreven werken te borgen. Per locatie kijken we wie dit gaat oppakken. Het maakt niet uit wie dit doet vanuit de zorg. Het moet iemand zijn die het leuk vindt.'

3. Datagedreven werken als technisch project. De technische mogelijkheden vormen vaak de basis in plaats van de vraag uit de praktijk.

'Het is lastig om vanuit de praktijk te beginnen, want zorgmedewerkers hebben geen idee wat ze met data kunnen. Daarom is het fijn als de leverancier iets kan aanbieden waarover je in gesprek kan gaan met de zorgmedewerkers. Zo ontdek je wát de praktijk aan inzichten nodig heeft om hun werkproces te optimaliseren en de kwaliteit te verbeteren.'

4. Te veel aandacht voor ontwikkelen van techniek en visualisatie van de data.

'Ga gewoon aan de slag met wat je al hebt. Een goed werkproces is veel belangrijker dan het perfecte dashboard.'

5. Te weinig aandacht voor leer- en verbeterprocessen door data en hoe dit structureel in te zetten in werk en besluitvorming.  

'Het helpt ons om te leren van anderen. In het LeerDoeDeeltrajectover zorgalarmering beter benutten zien en horen we van andere organisaties hoe zij het aanpakken en hoe hun dashboards eruitzien. Zo hoeven we niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden.

Op de locatie waar ik ben gestart is de teammanager enthousiast over het benutten van de data. Dit sluit aan bij een actueel vraagstuk: hoe komen we van hospitality naar zorg? Het is niet de bedoeling dat bewoners overal voor bellen, alleen voor echte zorgvragen.'

6. Inzichten en succes blijven vaak steken bij een kleine groep enthousiastelingen.  

'We zetten in op een goed werkproces, waarbij we niet alleen kijken naar data, maar tussendoor ook investeren in verbeteracties, samen met het team.  

Het is een businesscase: het kost tijd, maar levert uiteindelijk veel op. Bijvoorbeeld minder onrust en minder ervaren druk. Zo krijg je meer enthousiastelingen.'

7. Onvoldoende steun en commitment van management of bestuur voor de veranderingen die datagedreven werken met zich meebrengt. 

'De teammanager is betrokken en ziet mede door de data dat de zorg het echt druk heeft! Anderzijds voelt de zorg zich ondersteunt door de betrokkenheid van de teammanager. Dat is belangrijk om mensen in beweging te krijgen. De zorgmedewerkers voelen zich gehoord en willen daarom meedoen. Helemaal als er ook nog tijd en middelen zijn. Het helpt ook dat het is ingebed in een visie en dat het onderdeel is van de koers van Beweging 3.0. Zo kun je op de prioriteit wijzen.'

Wat is de belangrijkste tip voor andere organisaties?  

'Ga werken met wat je al hebt – eventueel via de leverancier - en kijk wat je daar uit kan halen.

Iedere zorgorganisatie zit met veelbellers. Bekijken wie dat zijn en welke vraag daarachter schuilt gaat altijd iets opleveren. Dit is vrij makkelijk en levert voor de zorg altijd winst op. Alleen al bewustwording en vandaaruit kan je verder.'

Meer weten?

• Lees meer over 7 valkuilen voor datagedreven werken in de zorg
• Lees meer over het LeerDoeDeeltraject Slimmer benutten van data uit zorgalarmering-systemen
• Lees meer over Technologie en Digitale zorg