Strategische personeelsplanning: Samen aan de slag met je medewerkers

‘Het is belangrijk om als organisatie verder in de toekomst te kijken’, vertelt bestuurder Bert Buirma. ‘Door bezettingsproblemen ben je als organisatie er al snel vooral op gericht om de dagelijkse zorg voor elkaar te krijgen. Terwijl de vergrijzing en de krapte op de arbeidsmarkt toenemen. Daarom vinden we het belangrijk om meer aandacht te hebben voor strategisch denken in de organisatie. Daarnaast bedachten we wel verbeteringen voor personeelsbeleid, maar die initiatieven stonden erg op zichzelf. We hadden dan ook behoefte aan meer samenhang door het opstellen van een plan.’

Sessie over personeelsstrategie met medewerkers

Roomburgh vond het belangrijk om daar medewerkers bij te betrekken. Daarvoor organiseerden zij dan ook een sessie. Bert: ‘Hierin stonden we stil bij: Wat vinden wij nou belangrijk in de organisatie en wat moet onze personeelsstrategie worden? Maar medewerkers hadden niet direct een beeld bij strategische personeelsplanning. Onze aanpak bleek te open.’

Tip: Richt je eerst op de grote lijnen

Roomburgh pakte het voor de tweede sessie dan ook anders aan. Bert: ‘We hebben samen met de coach van Waardigheid en trots op locatie eerst een aantal kaders neergezet, aan de hand van trends en ontwikkelingen. Ook hebben we een aantal belangrijke thema’s benoemd zoals instroom, doorstroom en evaluatie en uitstroom. Dit hebben we vervolgens met de medewerkers uitgewerkt tot 75 kleinere doelstellingen. We hebben samen een top tien geselecteerd, om het haalbaar en behapbaar te maken. Zo blijf je ook met z’n allen gemotiveerd. Valkuil bij het opstellen van eerdere plannen is dat we de neiging hadden om alles in details te willen uitwerken, maar dan verzand je. Door je eerst te richten op de grote lijnen voorkom je dit.’

Tip: Maak het behapbaar voor medewerkers

‘Het is belangrijk om zo’n proces behapbaar te maken voor medewerkers’, vult Floor Westendorp aan die betrokken is bij kwaliteit en innovatie. ‘Bijvoorbeeld door het stellen van een aantal vragen vooraf en medewerkers goed mee te nemen in waar het in de volgende sessie over gaat. Daarnaast werkt het goed om vooral in te gaan op het waarom van doelstellingen. Zo kun je het goed blijven uitleggen aan elkaar.’

Ontwikkelingsgesprekken

Een van de doelstellingen is dat Roomburgh geen functioneringsgesprekken meer gaat voeren, maar ontwikkelingsgesprekken. Bert: ‘Dit omdat de zorgvraag van onze bewoners verandert de komende jaren en het belangrijk is dat onze medewerkers daar goed op kunnen blijven inspelen. Daarvoor is er echt een ontwikkelklimaat nodig binnen onze organisatie. Zo’n doelstelling kan overigens wel gevolgen hebben voor je organisatiestructuur. Ontwikkelingsgesprekken op een kwalitatieve manier uitvoeren, is lastig wanneer je als teamleider gaat over een team van zeventig mensen. Daarom kijken we ook naar hoe dat dat slimmer en beter kan. Je zou bijvoorbeeld ook je team een ontwikkelingsgeprek kunnen laten voeren.’

Gestructureerd inwerken nieuwe medewerkers

Door zo met elkaar in gesprek te gaan, kom je als organisatie goed te weten wat er allemaal bij medewerkers speelt. Floor: ‘Zo gaven mensen aan dat als ze bij ons komen werken ze onze organisatie echt als gastvrij en huiselijk ervaren. Toch mag het inwerken nog wat gestructureerder. Vooral als het gaat om het leren kennen van waar Roomburgh nu precies voor staat. Zo gaan we vanaf nu periodieke bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers organiseren waarin ze in gesprek kunnen met Bert. Ze krijgen de ruimte voor kennismakingsgesprekken, niet alleen maar met mensen in het eigen team, maar ook daarbuiten. Daarnaast gaan we een personeelsgids ontwikkelen met belangrijke informatie. Tot slot krijgen nieuwe medewerkers een mentor bij wie ze terecht kunnen voor vragen.’

Positief en veilig leerklimaat

Floor: ‘We willen ook een positief leerklimaat gaan neerzetten voor leerlingen en stagiaires. Daar gaan we de leerlingen ook zelf bij betrekken. Sommige stagiaires hebben een stageperiode van drie weken, maar ook met hen willen we een evaluatiegesprek. Je kunt het natuurlijk ook vooraf bepalen hoe een veilig leerklimaat eruit moet zien. Maar dan wordt het niet echt gedragen. Daarom willen we echt het gesprek aan met stagiaires en leerlingen in wat zij onder een veilig leerklimaat verstaan. Voor ons is dit steeds de rode draad in het hele proces. Dat zou ook mijn advies aan andere organisaties zijn. Zoek steeds de mensen in je organisatie op en voer echt samen met hen het gesprek.’

Tip: Koppel terug wat je met de inbreng doet

Dat betekent nog niet dat je op alle onderwerpen ook iedereen moet betrekken. Bert: ‘Zo gaan we voor de oudere medewerkers voorlichting over pensioenen regelen. Met hen gaan we hier dan ook over in gesprek. Maar niet met medewerkers die onder de dertig zijn, omdat het voor hen nog onvoldoende leeft. Tot slot wil ik meegeven dat het belangrijk is om echt te laten zien dat je ook iets met ieders inbreng doet. Als oudere medewerkers graag voorlichting over hun pensioen willen, dan regelen we dat ook.’

Fijne werkomgeving

Voor Roomburgh levert deze manier van werken met een strategisch personeelsplan op dat zij medewerkers beter aan zich binden en zorgen voor een fijnere werkomgeving. Floor: ‘We merken dat medewerkers het echt leuk vinden om mee te denken en zeggenschap te hebben. Ze voelen zich gehoord in de organisatie. Dat creëert een hele andere dynamiek dan dat beleidsrichtingen door het management worden opgelegd. Ook zorgt het voor saamhorigheid en draagvlak.’ Bert: ‘De doelen geven mensen richting in hun werk en dat werkt heel motiverend.’

Meer weten

• Wil je meer weten over Strategische personeelsplanning? Bekijk het kennisdossier Strategische personeelsplanning
• Lees meer over de: SPOT ON Samenwerken aan strategische personeelsplanning