Met Surplus op de SOFA voor optimaal contact met de mantelzorgers

Op de Dag van de Mantelzorg, krijgen alle mantelzorgers van Surplus een Merci bonbon en in de gemeente Drimmelen is er voor de mantelzorgers  een door de gemeente beschikbaar gestelde VVV-bon. ‘Zo laten we als organisatie zien hoezeer we de inzet van mantelzorgers waarderen’, zegt verzorgende Ageeth van Steeg. Zij is een van de regisseurs binnen woonzorgcentrum de Ganshoek in Lage Zwaluwe die collega’s helpt om de rol als familiecontactpersoon optimaal in te vullen. 

Regisseur is binnen Surplus een nieuwe functie, ontstaan vanuit “Zorgen zonder zorgen”, dat als voorloper is geïmplementeerd als onderdeel van het verbeterplan dat de organisatie in het kader van Waardigheid en trots heeft opgezet en waarin familieparticipatie de hoofdrol speelt.

‘Binnen Surplus werkten we eerder ook al met persoonlijk begeleiders die ook fungeerden als familiecontactpersoon’, vertelt Van Steeg, ‘maar die werkten ieder als contactpersoon voor acht cliënten en hun mantelzorgers. We wilden die functie meer verdieping geven, en daarom werken we nu met één familiecontactpersoon per drie cliënten en hun mantelzorgers. Je bent in die functie de eerste contactpersoon voor de mantelzorgers van de cliënt. Je bent het vaste aanspreekpunt, je houdt overzicht over de zorg voor de cliënt en je speelt een centrale rol in het multidisciplinair overleg op basis waarvan het zorgleefplan voor de cliënt wordt opgesteld. Iets waarin de mantelzorger uiteraard een belangrijke rol speelt. Die kent immers de persoonlijke situatie van de cliënt in de periode voor diens opname. En die kan vertellen welke dingen in het leven van de cliënt belangrijk zijn om een goede kwaliteit van leven te ervaren, ook als de cliënt dit zelf niet meer kan vertellen.’

Meer oog voor de bewoners

De versterking van de samenwerking met de mantelzorgers als onderdeel van het Waardigheid en trots verbeterprogramma van Surplus heeft alles te maken met de waan van de dag in een verpleeghuis, stelt projectleider Jolanda van Leest. Ze legt uit: ‘Veel mensen zullen zich iets kunnen voorstellen bij de opmerking: “Iedereen heeft het heel druk maar niemand ziet mijn moeder”. We wilden meer oog voor onze bewoners en daarin speelt de mantelzorger een cruciale rol. We zijn daarom met alle familiecontactpersonen in de organisatie in gesprek gegaan over vier onderwerpen: familieparticipatie, respijtzorg, activiteitenplan en vrijwilligers. Om het contact met de mantelzorgers optimaal te benutten, hebben we besloten als organisatie te gaan werken met het SOFA-model.’

SOFA staat voor Samenwerken, Ondersteunen, Faciliteren en Afstemmen. Door iedereen optimaal met het SOFA-model te laten werken, kan de samenwerking met de mantelzorgers optimaal gestalte krijgen. Belangrijk hierbij is het besef dat de mantelzorger verschillende rollen kan vervullen – collega, cliënt, naaste en expert – en dat die per dag of per moment kunnen verschillen. Het is aan de medewerkers om dit te herkennen en hun professionele attitude hierop af te stemmen.

Elk van de vier woorden van de afkorting SOFA sluit aan op deze vier rollen. Samenwerken betekent dat de medewerker de mantelzorger aanspreekt in diens rol van samenwerkingspartner. Ondersteunen houdt in dat de medewerker oog heeft voor de rol van de mantelzorger als medecliënt. Faciliteren staat voor het creëren van de voorwaarden om de persoonlijke relatie van de cliënt en diens familie zoveel mogelijk intact te houden. En afstemmen tenslotte staat voor de voortdurende communicatie over de behoeften, zorgen en successen van cliënt en mantelzorger.

Themaweek SOFA

Donderdag 10 november is niet alleen de Dag van de Mantelzorg, maar ook de vierde dag van de themaweek SOFA bij Surplus. Die week is bedoeld om de medewerkers een spiegel voor te houden over het belang van SOFA, en hen te laten stilstaan bij de kennis die ze ervan hebben. Het gaat erom de inzet van de mantelzorger zo goed mogelijk te benutten, zonder die teveel te belasten. 

Van Steeg: ‘Aan de ene kant weten veel mantelzorgers niet hoeveel ruimte ze hebben om dingen te blijven doen als hun naaste eenmaal naar het verpleeghuis is verhuisd. Daar moet je ze dus echt in meenemen. Maar aan de andere kant moet je ook rekening houden met het feit dat ze veelal een heel zware periode achter de rug hebben voordat die opname eenmaal een feit is.’ Juist hiervoor is de belastingmeter een waardevol instrument, vult Van Leest aan. 

‘Die meter is een goede basis om het gesprek met een mantelzorger aan te gaan’, zegt ze. ‘En constateert een familiecontactpersoon overbelasting bij een mantelzorger, dan is er een concrete aanleiding om hierover het gesprek aan te gaan en ook de mogelijkheid van respijtzorg ter sprake te brengen. Om goed vinger aan de pols te houden, is het ook belangrijk om het contact met de mantelzorger op basis van SOFA te rapporteren. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar in zo’n gesprek heb je het altijd wel over een van de vier aspecten van die afkorting.’

Het “eigen” maken voor iedereen

’Die themaweek vonden we nodig om het SOFA-model weer even extra aandacht te geven’, zegt Van Leest.

Dus staat de hele week in de centrale gang een heuse sofa – waarop ook daadwerkelijk gesprekken met mantelzorgers plaatsvinden – en hangen op alle kamers borden met de vier letters S, O, F en A. Van Steeg: ‘Op die borden geven we met post-it stickers in korte bewoordingen alles aan wat we onder een van die vier noemers doen in ons werk en in ons contact met de mantelzorgers. Dat werkt heel goed als reminder voor iedereen om te benadrukken hoe belangrijk die contactmomenten zijn. Bovendien laten we het niet bij die week, want de ervaringen die we ermee opdoen, vormen de basis voor het SOFA actie jaarplan 2017.’

Verzorgende Jearney Besems werkzaam in de Ganshoek heeft ondertussen al heel veel aan die post-its. ‘Ik lees ze regelmatig en gebruik ze vooral als bevestiging dat ik als familiecontactpersoon goed bezig ben’, zegt ze. ‘Die rol heb ik nog maar kort en in het begin zag ik er best wel een beetje tegenop. Ik ben erg van de handen aan het bed en vreesde dat het me veel extra verantwoordelijkheid zou geven. Nu ik ermee aan de slag ben gegaan, merk ik echter hoe leuk ik het intensievere contact met de mantelzorgers vind. Je leert daardoor de cliënt beter kennen, omdat je gerichtere vragen gaat stellen over wat iemand vroeger deed. Blijkt bijvoorbeeld dat een cliënt altijd de gewoonte had om op woensdag naar de markt te gaan, dan kun je met de mantelzorgers het gesprek aangaan over manieren om dat weer mogelijk te maken. Daarin kan een mantelzorger zelf een rol spelen, maar ook een vrijwilliger.’

Maar ook anderen kunnen hierin een rol spelen, vult Van Leest aan. Ze vertelt: ‘We maken een ecogram van de cliënt om het netwerk rond de familie in kaart te brengen. Dan krijgt de mantelzorger een beeld van de personen om de cliënt heen die hij misschien kan betrekken bij de mantelzorg.’ 

Dit leidt soms tot leuke resultaten. Bijvoorbeeld bij de nieuwe bewoner die zich –onwennig nog – erg afzijdig hield van zijn nieuwe medebewoners. Van Leest: ‘zijn dochter voelde zich verplicht iedere week langs te komen. Toen we op basis van het ecogram zagen dat hij twee biljartvrienden had, hebben we die gevraagd of die een rol wilden spelen voor hem. En wat blijkt: zij halen hem nu iedere week op om samen met hem te gaan biljarten in de club waar zij zelf al jaren komen.’

De koudwatervrees voorbij

In het begin leidde de vraag naar manieren om mantelzorgers meer te betrekken bij het dagelijks leven van de cliënt wel tot vrees bij mantelzorgers dat er ineens heel veel van hen werd verwacht, stelt Van Steeg. ‘Nu staan ze er veel meer ontspannen in’, zegt ze. ‘Aanvankelijk waren ze bang dat ze bijvoorbeeld zelf de bedden moesten gaan opmaken of andere taken van de verzorgenden moesten gaan overnemen. Die verplichting is er natuurlijk helemaal niet. Maar grappig genoeg vinden ze het nu juist vaak wel leuk om zulke dingen te doen. Niet alleen omdat ze dan iets concreets doen voor hun naaste, maar ook omdat ze daarmee de verzorgers ontlasten zodat die meer tijd hebben voor contact met de cliënt.’

Dat is ook nodig, nu de personele bezetting in de verpleeghuizen minder groot is dan in het verleden, stelt Wilma Schoones. Zij liep twaalf jaar geleden binnen bij Surplus om vrijwilligerswerk te gaan doen en is nu voorzitter van de cliëntenraad. ‘In die begintijd was de rol van de mantelzorger nog lang niet zo groot als nu’, zegt ze. 

‘Nu krijgt die rol nadrukkelijke aandacht en daarvan zie ik ook de meerwaarde. Als cliëntenraad zien we ook de voordelen van het SOFA-model. Hets brengt structuur in het contact tussen de verzorgenden en de mantelzorgers en zorgt ervoor dat alles bespreekbaar is. Vroeger waren de zorg en de mantelzorgers twee hokjes, nu zijn ze één.’

Lid van de cliëntenraad Arja Lomeijer, wiens bijna 99-jarige moeder bij Surplus woont, ziet dit ook zo. ‘Meteen toen mijn moeder hier kwam wonen kreeg ik de vraag of ik een rol wilde blijven spelen als mantelzorger en dat wilde ik ook’, vertelt ze. 

‘Ik kom iedere avond bij mijn moeder op bezoek en nam al vanaf het begin de ruimte om kleine dingen te doen – haar bril schoonmaken, tanden poetsen, elastische kousen uittrekken – die de verzorgenden ontlasten tegen de tijd dat ze de bewoners naar bed moeten helpen. Maar ik voel me niet verplicht om te komen. Als ik een verjaardag heb, kan ik gewoon zeggen dat ik er een keer niet ben. We kunnen alles tegen elkaar zeggen, de teamleden en ik, het is echt wederkerig. In het verleden zei mijn moeder: “Ga zelf maar in zo’n kippenhok zitten”, maar ik heb nu echt wel het idee dat ze hier gelukkig is.’

Meer weten

• Bekijk onze selectie praktijkverhalen Mantelzorg, cliënt en professional in het kader van de Dag van de Mantelzorg
• Bekijk ook Surplus versterkt de verbinding met vrijwilligers via WIFA