Surplus versterkt de verbinding met vrijwilligers via WIFA

Voor Surplus is de inzet van vrijwilligers altijd al belangrijk geweest. Ko Gilde, lid van de cliëntenraad en mantelzorger weet dit als geen ander. Hij ‘groeide erin’ zoals hij het zelf uitdrukt, nadat zijn vrouw in oktober 2008 op de locatie Antonius Abt kwam te wonen. 

‘Maar ik heb het wel zien veranderen in de loop der jaren’, zegt Gilde, die inmiddels ook aan zijn tweede termijn als lid van de cliëntenraad bezig is. ‘De overstap naar kleinschalig wonen heeft daar heel veel mee te maken. Dat zorgt voor meer eigenheid, voor meer vaste medewerkers ook. Dan gaan mantelzorgers en vrijwilligers zich ook meer thuis voelen.’

Maar dat is niet de enige verandering die in de loop der jaren heeft plaatsgevonden. ‘In het verleden werden vrijwilligers alleen ingezet voor de activiteitenbegeleiding’, zegt vrijwilligerscoördinator Marianne Eestermans, ‘nu is dat veel breder: spelletjes doen, schilderen, wandelen, winkelen, naar een voetbalwedstrijd, noem maar op.’ En: er is inderdaad een vrijwilligerscoördinator gekomen. 

‘Dat was ook goed’, zegt Eestermans, ‘want tot die tijd was er helemaal geen coördinatie in het vrijwilligerswerk. Nu kunnen teams aan mij vragen of ik iemand wil werven om aan een specifieke vraag tegemoet te komen, bijvoorbeeld om met iemand te schaken.’

De aanwezigheid van een vrijwilligheidscoördinator maakt het ook mogelijk om de verbinding te leggen tussen het huis en de buitenwereld. ‘Ik besteed veel tijd aan het opbouwen van een netwerk in het dorp’, zegt Eestermans. 

‘Er gaat nauwelijks een week voorbij dat ik niet in de lokale krant sta om iets te vertellen over een activiteit die binnen Antonius Abt wordt georganiseerd. Door op die manier voor verbinding te zorgen, komen mooie dingen tot stand. We hebben bijvoorbeeld vanuit Antonius Abt het zomervermaak opgezet voor 65-plussers. Dat wordt nu helemaal door vrijwilligers georganiseerd.’

Beter voor vrijwilligers zorgen

De basis voor deze verandering in de relatie met de vrijwilligers werd gelegd met het project “Zorg beter met vrijwilligers” in 2013. ‘Het doel van dat project was meer vrijwilligers werven’, zegt afdelingshoofd Petra de Jong. ‘De basis vormde een tevredenheidsonderzoek, waar uit kwam dat we op het gebied van communicatie slecht scoorden. Vrijwilligers bleken allerlei vragen te hebben, zoals: “Wie is mijn contactpersoon?”, “Waar vind ik de sleutel?”. “Wat zijn de verwachtingen?” en “Bij wie kan ik mij aanmelden?”.

Om hierin verbetering te brengen, werd niet alleen die vrijwilligerscoördinator aangesteld, maar werden ook mappen geïntroduceerd. Hierin kunnen vrijwilligers lezen waaraan individuele bewoners op dat moment behoefte hebben. En vrijwilligers kunnen erin aantekenen wanneer ze aanwezig zijn en weer weggaan, of wanneer ze niet kunnen vanwege bijvoorbeeld een vakantie. Zo krijgt de organisatie een beter overzicht van de inzet en beschikbaarheid van de vrijwilligers. Ook werden regisseurs aangesteld, zoals Jolanda van Oerle. 

‘Vrijwilligers die overdag komen, melden zich eerst even bij de regisseur om de actualiteit van die dag door te nemen’, vertelt zijn. ‘Dit voorkomt dat ze bijvoorbeeld bij iemand de kamer binnenlopen als die net ziek of overleden is.’

Verbeteren met WIFA

De gekozen aanpak voor “Zorg beter met vrijwilligers” was zo succesvol dat die nu over alle locaties van Surplus wordt uitgerold. Maar ondertussen verandert de verpleeghuiszorg. ‘De inzet van vrijwilligers wordt voor verpleeghuizen steeds belangrijker, om alle werkzaamheden gedaan te krijgen en om ervoor te kunnen zorgen dat aan alle wensen van bewoners op het gebied van wonen en welzijn kan blijven worden voldaan’, zegt Jolanda van Leest. Zij is projectleider voor het project van Surplus in het kader van Waardigheid en trots dat is opgezet om optimaal op deze veranderende vraag te kunnen inspelen. 

Ze vertelt: ‘Met het project “Zorg beter met vrijwilligers” hadden we al gewerkt met het WIFA-model – waarin de onderdelen waarderen, informeren, faciliteren en afstemmen centraal staan – en dat was zo succesvol dat dit ook de basis werd voor het onderwerp “Samenwerken met vrijwilligers” binnen het project van Waardigheid en Trots.

‘Het WIFA-model zorgt ervoor dat je aandacht hebt voor alle aspecten die werken met vrijwilligers succesvol maken. Door dit in te zetten, hopen we meer vrijwilligers aan onze organisatie te kunnen binden.’

‘We hebben uitleg gegeven in de teamoverleggen en al met 214 medewerkers individueel gesproken om uit te leggen wat WIFA is. Het doel van die gesprekken was duidelijk maken dat we die vrijwilligers heel hard nodig hebben, ze horen bij het team, want samen zorg je ervoor dat de bewoner zich goed voelt. Dus we moeten allemaal op de goede manier aandacht geven aan de vrijwilligers. Niet denken: daar zorgt de vrijwilligerscoördinator wel voor.’

Deze week is er op alle afdelingen van Surplus speciale aandacht voor vrijwilligers middels de “themaweek vrijwilligers’. Tijdens deze themaweek wordt ook weer de aandacht gericht op het WIFA-model, zodat werken via deze methodiek steeds meer eigen wordt voor alle medewerkers.

Met alle vrijwilligers in gesprek

Eestermans vertelt dat vrijwilligers werven niet de kunst was, maar ze behouden wel. ‘Een van de eerste dingen die ik in het kader van dit nieuwe programma ben gaan doen, was daarom met ieder van de 115 vrijwilligers die als vrijwilliger binnen Antonis Abt werkzaam zijn in gesprek gaan’, vertelt ze. 

Maar vrijwilligers moeten daarin wel begeleid worden, vult Van Oerle aan. Ze vertelt: ‘We hebben in onze woongroep bijvoorbeeld een vrouw met afasie, die door haar communicatieprobleem aanvankelijk het contact met een vrijwilliger afhield. Door beiden goed te begeleiden, is het toch gelukt om een contact tot stand te brengen dat voor hen allebei waardevol is. Zo voorkom je dat een vrijwilliger vroegtijdig afhaakt.’ En dan lukt het uiteindelijk ook om vrijwilligers te vinden en binden voor een moeilijker afdeling als gerontopsychiatrie, vult activiteitenbegeleider Marie-José Latour aan. Ze vertelt: ‘Het is een afdeling waar minder mantelzorgers aanwezig zijn en dan is het zo mooi als je vrijwilligers aan je kunt binden. Dat is niet altijd eenvoudig en als iemand zich nieuw meldt, neem ik ook uitgebreid de tijd om te vertellen om wat voor afdeling en bewoners het gaat voordat ik met zo iemand de afdeling op ga. Ik merk dat het goed werkt dat ik hiervoor nu de vaste aanspreekpersoon ben, ik kan vrijwilligers begeleiden en stapje voor stapje loslaten.’

Een welkom bieden

Hoe belangrijk die begeleiding is, onderstreept ook Van Leest. ‘Je moet vrijwilligers echt faciliteren’, zegt ze. ‘Een familiecontactpersoon die een vrijwilliger ontvangt die spelletjes wil doen met bewoners en die alleen zegt: “Daar zitten de bewoners en daar staan de spelletjes, ik heb het druk dus ik ga snel verder”, schiet daarin tekort. De vrijwilliger moet zich welkom voelen en daaraan geven we in het project dus ook veel aandacht.’

Familiecontactpersoon Tamara de Laat onderkent hoezeer de medewerkers hierin moeten groeien. ‘Het is een kwestie van bewustwording’, zegt ze. ‘Als we zelf koffie gaan drinken niet de vrijwilliger daarvan uitsluiten, maar ook uitnodigen. Met dat soort kleine dingen maak je de vrijwilliger veel meer onderdeel van het team. Bewoners weten nu ook: “Die en die komt vandaag”, er is veel meer verbinding.’ 

De Jong vult aan: ‘Je ziet nu ook dat de vrijwilligers elkaar onderling beter weten te vinden: “Ik kan morgen niet, kun jij het overnemen?”. Ze gaan zich meer verantwoordelijk voelen.’ Gilde erkent dit. ‘Ik voel me nooit verplicht’, zegt hij. ‘Maar als ik eens een keer niet kan dan sta ik er toch bij stil wat dat betekent voor die mensen. Je krijgt echt een band met ze.’

En dat wordt ook gewaardeerd, stelt Eestermans. ‘We betrekken de vrijwilligers ook overal bij’, zegt ze. ‘Nu met de kerstdagen ook bij de kerstborrel. De vrijwilligers krijgen in een gezamenlijke bijeenkomst dan samen met de zorgmedewerkers hun kerstpakket.’

De balans bewaken

Het lukt goed om de balans te bewaken tussen wat de medewerkers doen en wat de inzet van de vrijwilligers kan zijn, stelt De Laat. ‘Als de vrijwilliger op de kamer van de bewoner bijvoorbeeld de afwas doet, kan ik wat relaxter een praatje maken met die bewoner’, zegt ze. ‘Als je maar met een half oor luistert omdat je nog van alles moet doen, heeft de bewoner ook niets aan je. Het is dus echt win-win.’

In wat vrijwilligers wel en niet kunnen doen, zit wel rek, erkent De Jong. Het feit dat voor de vrijwilligers inmiddels cursussen worden ontwikkeld over zaken als omgaan met slikproblemen of begeleiding bij transfermomenten onderstreept dit. ‘Maar de grens van het verrichten van lichaamsgebonden taken zullen we niet overschrijden’, zegt ze. ‘We hebben een mantelzorger die iedere avond zijn moeder in bed legt, maar dat vraag je niet aan een vrijwilliger.’

‘Je moet vrijwilligers ook tegen zichzelf in bescherming nemen. Ook eens vragen of het niet teveel wordt bijvoorbeeld, en rekening houden met het feit dat bewoners ook veeleisend kunnen worden naar vrijwilligers.’

Blijven werven

De werving van nieuwe vrijwilligers bij Surplus gaat onverminderd voort. De jongste vrijwilliger is veertien: die kwam binnen via een maatschappelijke stage en blijft nu iedere zaterdag terugkomen. ‘In scholieren zit beslist potentieel’, zegt Van Leest. ‘We zijn daarom ook middelbare scholen en het beroepsonderwijs aan het benaderen. Vrijwilligerswerk staat goed op hun cv.’

Sinds de start van het project is het aantal vrijwilligers met acht en een half procent gestegen. ‘Het doel was tien procent’, zegt Van Leest, ‘dus we zijn er nog niet. Daarom geven we extra aandacht aan onze vrijwilligers die we nu hebben, want als onze vrijwilligers tevreden zijn, zijn zij de beste ambassadeurs die je je als organisatie kunt wensen.’

Meer weten

• Lees ook Met Surplus op de SOFA voor optimaal contact met de mantelzorgers

Ook aan de slag met het WIFA-model?

• Gebruik de Samenspel Vrijwilligersscan gebaseerd op WIFA