- Bespreken van incidenten in de teams. Eens in de vier maanden een overzicht van de incidenten sturen naar het MT.
- Delen van resultaten en vervolgacties in een interne nieuwsbrief.
- Bespreken van cijfers uit het dashboard met kwaliteitsteams op alle locaties.
Hoe helpen data om de zorg en ondersteuning te verbeteren?
Gepubliceerd op: 20-08-2024
In de ouderenzorg werken we steeds meer met data. Bekend is het intern melden van incidenten en hoe je met die gegevens kunt leren en verbeteren. Maar welke data zijn er nog meer? En hoe kun je hiermee aan de slag? Lees hoe zorgmedewerkers data gebruiken voor passende en persoonsgerichte zorg en ondersteuning en laat je inspireren.
Bij data wordt vaak gedacht aan cijfers en statistieken. Toch zijn data vaak gegevens in andere vormen, denk aan tekst, afbeeldingen, video's of geluiden. Door inzicht in data zien zorgprofessionals waar verbeteringen mogelijk zijn in de kwaliteit van zorg en ondersteuning. Data helpen vervolgens om na te gaan of deze verbeteringen tot stand zijn gekomen.
Inzicht in kwaliteit
Vanuit het programma Waardigheid en trots voor de toekomst wilden we erachter komen hoe zorgorganisaties op dit moment werken met data. We legden drie vragen voor aan mensen die werken in de ouderenzorg:
- Maak je gebruik van data? Zo ja, welke?
- Op welke manier gebruik je data?
- Hebben de data tot verbeteringen geleid? Zo ja, tot welke verbeteringen?
Hele organisatie gebruikt data
Uit de antwoorden blijkt dat niet alleen de afdeling kwaliteit werkt met data, maar mensen in de hele organisatie: van planner tot zorgprofessional en van manager tot bestuurder. Inzicht in data helpt ze om te focussen op belangrijke thema’s, deze te prioriteren en hierop het leerproces in te richten. Zo werken mensen in de hele organisatie aan toekomstbestendigheid, elk vanuit een eigen rol en positie.
Welke data?
Ga je data verzamelen, bedenk dan goed welke data je wilt verzamelen en waarom. Overweeg wat je precies wilt weten en kijk hoe je daar op de eenvoudigste en minst tijdrovende manier bij kunt. Wil je medewerkers stimuleren deze data te verzamelen? Benoem dan concreet het belang ervan en de manier van verzamelen, en ook binnen welk tijdsbestek.
Waar spelen data een rol om te komen tot verbeteringen? Data ondersteunen bij zowel kleine als organisatiebrede verbeteringen. Je kunt denken aan inhoudelijke verbeteringen, zoals rond de Wet zorg en dwang of medicatieveiligheid, maar ook aan een beter verzuimbeleid en passende personele inzet.
Uitkomsten van de enquête over data
Welke data gebruiken de respondenten?
De respondenten maken gebruik van een heel palet aan bronnen.
Vaak gebruikte data:
- meldingen van incidenten
- tevredenheidsonderzoeken bij cliënten en medewerkers
Regelmatig gebruikte data:
- medicatiegebruik
- monitor Wet zorg en dwang: aantallen en soorten onvrijwillige zorg
Minder vaak gebruikte data:
- meldingen over agressie en calamiteiten
- decubitus, monitoren gezondheid, prevalentieonderzoek infectie, wondontwikkeling, gegevens slaapgedrag en actieve care planning.
- meldingen van klachten
- cijfers uit een audit
- kwaliteitsscan WOL, indicatoren Zorginstituut: KIK-V, bedbezetting, trendherkenning en trendanalyse
- financiële cijfers, verzuimcijfers, bekwaamheden zorgmedewerkers en exitgesprekken
Respondenten
53 mensen vulden de vragenlijst in, waarvan 51 aangeven met data te werken en 2 niet (1 verpleegkundige en 1 vrijwilliger). De 51 deelnemers zijn: 21 verpleegkundigen, 10 beleidsadviseurs/beleidsmedewerkers kwaliteit, 10 kwaliteitsverpleegkundigen, 3 zorgmanagers en diverse andere functies zoals Wlz-deskundige, projectmanager, adviseur capaciteit, manager beleid/kwaliteit en veiligheid, docent, student en vrijwilliger.
Wat doe je met inzicht uit data?
Hoe gaan zorgprofessionals om met data? Medewerkers op elk niveau in de organisatie leren hoe inzicht in data helpt bij het verbeteren van de dagelijkse zorg en ondersteuning. Zij kijken hoe data relevant zijn door te vragen: wat zie ik hier? Vervolgens: wat kan ik ermee? En tenslotte: wat staat ons te doen?
De antwoorden op de vragen in de enquête hebben we verdeeld in vier categorieën: organisatie, beleid en advies, team en scholing.
- Incidenten en trends analyseren om te komen tot verbeteringen.
- De toekomst voorspellen en hierop interventies inzetten die bijdragen aan betere (continuïteit van) zorg voor de bewoners en betere roosters voor de medewerkers.
- Grote lijnen bekijken en dan inzoomen op de diverse locaties.
- Kwaliteitsgesprekken met managers en kwaliteitsverpleegkundigen houden en op basis daarvan een verbeterplan opstellen.
- Gebruiken ter ondersteuning van aanbevelingen en verbetervoorstellen.
- Bespreken van analyses in diverse commissies, zoals: kwaliteit, medicatie, infectiepreventie, aandachtsvelders Wet zorg en dwang en aandachtsvelders elektronisch cliëntendossier.
- Personeelsinzet: vaststellen of aanwezige disciplines goed aansluiten op de zorgvraag.
- Data vergelijken met voorgaande maanden en jaren of met locaties met dezelfde doelgroep.
- Analyse delen in de teams en met hen gericht reflecteren om ervan te leren: hoe kan het in de toekomst anders? Waarbij het niet gaat om goed of fout.
- Meer inhoudelijke input krijgen vanuit de teams.
- Vaststellen waar verbeteringen mogelijk zijn: waarom en door wie gaat het mis op teamniveau of individueel niveau? Daarop inspelen met verbeteringen.
- In dagevaluaties informatie ophalen bij contactverzorgenden vanuit hun evaluaties met familie.
- Aanpassen van het zorgplan.
- Gebruiken om methodisch te werken en anders te leren.
- Opnemen van verbeteracties in eigen verbeterregister.
- Incidentmelding bespreken met cursisten in opleidingen. Cursisten ondersteunen bij voorkomen van incidenten, en hoe je dat methodisch aanpakt.
- De data helpen te zien bij welke thema’s een organisatiebrede scholing nodig is.
Welke verbeteringen zijn gerealiseerd op basis van data?
Op diverse thema’s zijn verbeteringen tot stand gekomen door inzicht in data. Er is meer bewustzijn ontstaan over ‘waar zijn we al goed in?’, ‘hoe behouden we dat?’ en ‘waar is verbetering mogelijk?’ Daarnaast helpen data om beter te focussen en je te realiseren voor welke thema’s meer aandacht nodig is.
Bekijk de verbeteringen per thema:
- Door interne benchmark is er meer inzicht ontstaan in processen en hoe deze te verbeteren.
- Maken van nieuw beleid op een bepaald thema.
- Aanscherpen van dienstverlening, communicatie en inrichting logeerhuis.
- Ontwikkelen van een nieuw en visueel aantrekkelijk decubituspreventieprotocol voor alle locaties. Dit resulteerde in een daling van de decubituscijfers.
- Data helpen voor meer bewustwording van wat er gebeurt en ook om te kijken of teams iets anders kunnen aanpakken of inzetten.
- Komen tot een moderne leer- en werkcultuur waarbij fouten maken mag.
- Data helpen om in gesprek te gaan met teams met vragen als: wat zie je, hoe komt dit, wat zou hiervoor de oorzaak kunnen zijn?
- Door inzicht in casussen wordt de verbeteraanpak beter toegepast. Daarnaast ontstaat er een betere sturing door leidinggevenden met gerichte focus op wat nodig is.
- Eerst zijn de basis en randvoorwaarden op orde gemaakt. Daarna aanstellen van eigenaars in de zorg die processen bewaken. Zij coachen en doen elke 4 weken een check, leggen dit vast in het locatieplan in overleg met de locatiemanager. Iedereen geeft zo zelf het goede voorbeeld.
- Zicht op aspecten die aandacht nodig hebben.
- Onderbouwd door cijfers met zorgcollega's nadenken over een verbeterplan bij een thema en dat vervolgens monitoren. Dit zorgt voor bewustwording. Daarnaast leer je hoe je het gesprek hierover met elkaar voert.
- Aanpassen van werkafspraken met collega’s en apotheek. Zorgverleners tekenen nu digitaal af.
- Inzicht in oorzaken van toe- of afname van valpreventie.
- Beter beleid op incidentmeldingen.
- Minder incidentmeldingen over bijvoorbeeld decubitus, medicatie en vallen.
- Minder medicatie foutmeldingen door:
- aanpak antistolling en pleisters met medicatie
- betere inname medicatie door gebruik slikgel
- digitaal aftekenen medicatieproces
- medicatieproces bij bepaalde teams anders inrichten
- Volledige rapportages op MIC- en MIM-proces.
- Mensen weten waar ze terecht kunnen met vragen.
- Beter inschatten van toekomstig verloop, waardoor een beter inzicht ontstaat waarop in te zetten.
- Meer meldingen, waardoor oorzaken beter zichtbaar worden.
- Minder verzuim door actief te werken aan vermindering van fysieke belasting van medewerkers.
- Inzicht in gepast gebruik van dwangmaatregelen en verminderen van dwangmaatregelen.
- Verminderen van dubbel vastleggen, waardoor er meer tijd is voor de cliënt.
- Completer ingevuld dossier.
- ACP staat nu bij alle cliënten in het dossier.
- Meer kennis bij medewerkers over onderwerpen waarover een audit is gedaan.
- Professionalisering van het zorgteam door scholing.
- Inzet van medewerkers op momenten van een werkelijke zorgvraag.
- Meer gesprekken met naasten en medewerkers waardoor er inzicht ontstaat in welke interventies verbeterd kunnen worden en welke interventies geschikt zijn voor passende zorg.
- Meer persoonsgericht, cliëntvolgend en op maat werken.
- Meer tevreden cliënten.
Heb je vragen over dit onderzoek of over het gebruik van data voor kwaliteitsverbetering? Neem contact op met Susan Keunen.
Meer weten
- Lees meer over inzicht in kwaliteit in bouwsteen 5 van het Generiek kompas.
- Lees over het belang van het melden van incidenten op de website Zorg voor Beter
- Wil je weten wat datagedreven werken voor jouw organisatie kan betekenen, en wat daar voor nodig is? Je leest het in de position paper Datagedreven werken in zorg en ondersteuning.
- Op het community platform van het landelijk netwerk Samen datagedreven werken in zorg en welzijn wissel je met anderen ervaringen uit over het benutten van data voor kwaliteitsverbetering.
