Spraakgestuurd werken: Cicero Zorggroep deelt ervaringen en tips

Administratieve werklast

‘De medewerkers van Cicero Zorggroep ervaren veel administratieve werklast’, stelt Kempen. ‘Ze moeten veel cliëntgegevens verwerken, bijvoorbeeld voor de zorgrapportages. We wilden die werklast voor onze medewerkers terugdringen, zodat ze meer tijd krijgen voor het werk waarvoor ze voor de zorg hebben gekozen. Spraakgestuurd werken is een van de oplossingen daarvoor.’

De eerste verkenningen voor spraakgestuurd werken deed de organisatie al in 2019. ‘De eerste echt serieuze pilot deden we in 2023’, vertelt Kempen. ‘Naar aanleiding daarvan startten we in 2024 de introductie bij drie wijkteams en in één intramurale setting.’

Drie doelen

Met spraakgestuurd werken wilde Cicero Zorggroep drie doelen bereiken: het werkplezier vergroten, de kwaliteit van de rapportages verbeteren en rapporteren efficiënter maken. ‘De rapportage inspreken is sneller dan intoetsen op een smartphone’, zegt Kempen. ‘De technologie zorgt er bovendien voor dat de rapportage correcter en completer is. Dit komt omdat het rapporteren tijdens het zorgmoment gebeurt, in plaats van na een dienst of een route. We zagen wel eens dat medewerkers ’s avonds thuis rapporteerden. Dan vergeet je soms dingen. Bovendien is de rapportage nu direct up-to-date. Dat is fijn voor collega’s, want die weten dan ook direct wat er gebeurd is bij een cliënt. Daarnaast lezen de cliënt en zijn of haar naasten ook graag mee.’

Medewerkers meenemen

Beginnen met spraakgestuurd werken is geen plug and play, leerde Kempen uit de pilot. ‘Je moet de medewerkers goed meenemen in de nieuwe manier van werken’, zegt hij. ‘De handeling zelf is niet moeilijk, maar het werkproces verandert omdat je direct bij de cliënt rapporteert. Ook voor de cliënt is dat wennen.’ 

Cicero Zorggroep verzorgde de training voor de medewerkers zelf. ‘We wilden er écht aandacht aan geven’, zegt Kempen. ‘Want medewerkers moeten zich het systeem eigen maken. Normaal bedenk je tijdens het typen wat je wilt rapporteren. Nu moet je dat in een vloeiende zin inspreken. Dat vergt oefening. Per team hebben we een super user aangesteld die collega’s daarbij helpt. Ook zijn leden van het projectteam bij teamoverleggen aangesloten. We hebben medewerkers gestimuleerd om altijd spraakgestuurd te werken, enkele uitzonderingen daargelaten. Bijvoorbeeld als de privacy het niet toelaat, of als het de cliënt verwart. Ook zijn we met medewerkers in gesprek gegaan over wat je moet doen als een cliënt het niet eens zou zijn met de rapportage. Uiteindelijk bleek dit vrijwel nooit voor te komen.’

Werkgroep

Kempen nam deel aan de werkgroep van Vilans, waar de implementatietoolkit werd gemaakt. De werkgroep bestond uit medewerkers van Vilans, Waardigheid en trots voor de toekomst en Zorgvernieuwing in Versnelling. ‘Alle zorgorganisaties staan voor dezelfde uitdagingen, dus we vinden het belangrijk onze ervaringen te delen’, vertelt hij. ‘Bovendien leren we van andere organisaties weer dingen waarmee wij nog niet zoveel ervaring hebben.’

In de toolkit ziet Kempen duidelijke waarde. ‘Het is heel mooi als je in de verkenningsfase laagdrempelig alle informatie tot je beschikking krijgt’, zegt hij. ‘Zorgorganisaties stellen in die fase veelal dezelfde vragen, merkte ik aan degenen die ons hierover benaderden. Het bespaart tijd als ze de antwoorden in de toolkit kunnen vinden.’

Struikelblokken vermijden

Als Cicero Zorggroep de toolkit al tot haar beschikking had gehad, dan hadden mogelijke struikelblokken in de implementatie vermeden kunnen worden.

‘Een belangrijk struikelblok voor ons was bijvoorbeeld dat we in een eerste fase het testen van de spraakoplossing-software overgeslagen hebben, voordat we begonnen met de pilot. Bij de volgende pilot hebben we vooraf de zorgmedewerkers betrokken bij een test.’

‘Verder moest in een eerdere pilot een aparte app worden gebruikt voor de rapportage. Dat maakte spraakgestuurd werken een stuk lastiger. Nu kan het rechtstreeks in het Nedap ONS dossier. Dat heeft een barrière weggenomen, want daar werken de zorgmedewerkers al mee.’

‘Een derde punt is dat goede statistieken aan de “achterkant” belangrijk zijn. Je wilt weten hoeveel medewerkers en welke teams spraakgestuurd rapporteren en hoe vaak ze dat doen. Dan kun je direct met ze in gesprek als je ziet dat het gebruik terugloopt. Tot slot ontdekten we hoe belangrijk het is dat de spraakoplossing de tongval van de medewerkers – in ons geval Limburgs – goed kan verwerken.’ 

Dit zijn de ervaringsverhalen die in de werkgroep aan bod kwamen en die daarna hun weg naar de toolkit hebben gevonden.

Download implementatietoolkit

Waardigheid en trots voor de toekomst en Zorgvernieuwing in Versnelling hebben de implementatietoolkit spraakgestuurd rapporteren samengesteld in samenwerking met diverse zorgorganisaties die hun ervaring wilden delen.

Lees meer en download de implementatietoolkit Spraakgestuurd rapporteren