Keuze technologieleverancier: ’t Slot neemt merkonafhankelijk platform als basis

Om te beginnen stelde ‘t Slot een organisatiebrede projectgroep samen. ‘Met collega’s vanuit de zorg, de receptie, de technische dienst, het restaurant… Want deze verandering gaat de hele organisatie aan.’ Vanuit veranderkundig oogpunt begeleidde Esther Roosdorp en Simone Heilijgers van Waardigheid en trots op locatie het proces. ‘Leefcirkels of dwaaldetectie introduceren heeft impact op bewoner, medewerker én werkprocessen. Als een bewoner in het restaurant is op het moment van het delen van medicatie, dan moet een zorgmedewerker daarheen. Esther en Simone hielpen ons in de visievorming rond zorgtechnologie, vooral op het gebied van vrijheid en veiligheid. We vonden het belangrijk een gezamenlijk gedragen visie te ontwikkelen om onze besluiten aan te toetsen, een visie waarbij de bewoner en medewerker centraal staan.’

Een ‘klik’ weegt ook mee

Maar dan een leverancier kiezen. Het inmiddels aangekochte merkonafhankelijke softwareplatform IQ Messenger raadde er enkele aan. Hoe kom je van die vijf of zes kandidaten tot één aanbieder? Waar let je op? ‘Functioneel gezien bieden ze allemaal de technologie die wij zochten, dus daarop kun je niet selecteren. Ook op het gebied van nazorg en support zit er weinig verschil tussen leveranciers, ze bieden vergelijkbare pakketten aan.

Wij wilden een verpleegoproepsysteem met meer mogelijkheden, bijvoorbeeld meekijken in een kamer waarvandaan het alarm komt. We zochten een systeem waarbij onze bewoners zo comfortabel mogelijk zouden zijn, met weinig verstoringen en adequaat toezicht. We wilden dat ze zich door het pand heen zouden kunnen bewegen met op de juiste plekken de juiste alarmering. Verder wilden we natuurlijk een goede prijs. Ook lieten we de “klik” die we voelden tijdens de onderhandelingen meespelen, net als de ervaringen van andere organisaties met deze partij.’

Goede ervaringen samenwerkingspartner

Martin vertelt dat ‘t Slot lid is van de Zorgalliantie Rivierenland met nog drie andere zorginstellingen van vergelijkbare omvang en identiteit. ‘Eén van de samenwerkingspartners was al overgestapt op de leverancier die ook wij uiteindelijk kozen, CuraTec. Hun goede ervaringen wogen mee bij onze keuze. Ook met een op termijn wellicht intensievere samenwerking binnen de Alliantie in het achterhoofd is het handig om met dezelfde partij te werken. ‘De onderlinge ruggenspraak binnen de alliantie is prettig. En wie weet doen we in de toekomst een deel van het functioneel beheer samen,’ oppert Martin.

Een gezamenlijke aanschaf van de technologie zou te veel haken en ogen hebben gehad. ‘Als je licenties wilt delen, word je als eenheid gezien met twee afdelingen. Dat betekent één factuur enzovoort. Ook verschillen in onze manier van werken stonden een gemeenschappelijke aankoop in de weg.’

Licenties: hebben we alles nodig?

Waar het op licenties aankomt waarschuwt Martin voor een ‘maandelijkse kerstboom’ van onoverzichtelijke kosten met daarbovenop indexaties. ‘Bij aankooplicenties is het simpel, die zijn eenmalig, klaar. Maar die gebruikerslicenties keren steeds terug. Het is de moeite waard je daar goed in te verdiepen. Onze organisatie is te klein voor een afdeling Inkoop of een bedrijfsjurist. Daarom heb ik op dit punt een externe bedrijfskundig adviseur in de arm genomen. Want besef wel dat de leverancier alle details heel goed kent maar dat die abonnementsvormen ook bij jouw organisatie moeten passen. Vraag je bij gebruikerslicenties af of je alles wel nodig hebt.’

Vergeet de ‘minder spannende’ technologie niet

Op de vraag wat hij de volgende keer anders zou doen noemt Martin het van meet af aan goed focussen op álle technologie die wordt ingekocht. ‘Neem alles goed mee aan de voorkant. In ons geval kregen de leefcirkels binnen de projectgroep meer aandacht dan de telefonie, bijvoorbeeld. En ach, een andere telefooncentrale – dát was toch niet zo spannend? Maar de basis-ICT-infrastructuur – netwerk, telefonie en WiFi – moet op orde zijn, dat is randvoorwaardelijk. Want als de verbindingen het niet doen, houdt alles op!

Ook zou hij in de planning misschien wat meer ruimte inbouwen. ‘We gaan volgende maand live. Maar we hebben met diverse installateurs te maken, die kampen met personeelstekorten en leveringsproblemen van materialen. De druk loopt op.’

Naar een samenwerking in vertrouwen

Martin schetst hoe je als organisatie langdurig met de meest waarschijnlijke toekomstige leveranciers kunt blijven overleggen en onderhandelen over alle mogelijke details van het contract en het ‘service level agreement’.

‘Maar op enig moment houdt dat op. Je wilt de aanbieders die je nog niet definitief hebt bedankt niet eindeloos in onzekerheid laten. Ook kan ik niet op elk beslismoment wéér een externe adviseur inroepen om een vernieuwde offerte nogmaals te checken. Op een bepaald moment moet je de ander het vertrouwen geven en wordt hij je samenwerkingspartner.

Tips voor het kiezen van technologieleverancier:

• Betrek alle afdelingen bij het aankoopproces: wat is er nodig in de verschillende processen?
• Bouw de applicaties op een toekomstgericht en open softwareplatform;
• Let behalve op prijs en prestaties ook op de ‘klik’ met een toekomstige leverancier;
• Vraag bij andere organisaties naar ervaringen met deze leverancier en producten;
• Let op álle aan te schaffen technologie, ook de minder tot de verbeelding sprekende vormen.

Meer weten

• Bekijk het kennisdossier zorgtechnologie

Ook in deze serie:

• Amstelring benut verpleegoproepsysteem beter met behulp van dashboard
• St. Elisabeth: welke zorgtechnologie kunnen we gebruiken?
• Zorgcentrum ’t Slot legt nieuw toekomstbestendig technologisch fundament