Livio: vernieuwd ECD nodigt uit tot beter rapporteren

Aan het woord is verpleegkundige Josephien Dors van zorginstelling Livio in Enschede. Ze werkt op een psychogeriatrische (PG) afdeling. Zij zit net als haar collega Lia Damkot van een van de woonzorgcentra, in het kernteam dat het elektronisch cliëntendossier (ECD) opnieuw inricht. Lia legt uit dat het ECD naar voren was gekomen als oorzaak van een hoge werkdruk en laag werkplezier: ‘De audit kleurde rood op die punten. Daar moesten we iets mee.’ Debbie Coenraats was vervolgens degene die vanuit Waardigheid en trots op locatie dat ‘iets’ ging begeleiden.

Debbie, een half jaar geleden startte Livio met jou als projectleider een plustraject ‘Methodisch werken in het ECD’. Vertel eens?

Debbie: ‘Er was een scan uitgevoerd in het kader van Waardigheid en trots op locatie (WOL). Net als bij veel andere WOL-scans bleek methodisch werken voor een deel al goed te lopen. Als je kijkt naar de cyclus Plan, Do, Check, Act zijn de eerste twee fases het probleem niet. Vooral “Check en Act” gaan vaak moeizamer, ook hier.’

En hoe begon het vernieuwde ECD concreet?

‘We hadden een kernteam gemaakt. Daarin zitten alle verpleegkundigen en eerstverantwoordelijk verzorgenden (EVV’ers) van de zes betrokken teams van elk circa 27 bewoners. Zij plakten post-its op de “klaag- en jubelmuur”: waar loop ik op leeg, waar word ik blij van? Het ECD kwam bijzonder vaak terug, in negatieve zin. Sindsdien komt het kernteam eens per twee weken bijeen.’

Lia, wat doet dat team?

‘We wilden terug naar: probleem-doel-actie. Vanuit die gedachte wil je immers zorg verlenen. Dus daarop moet een ECD zijn ingericht. En juist daar ontbrak het aan. Want de sjablonen waren niet ondersteunend voor rapporterende medewerkers: je had er niets aan. We hebben nieuwe sjablonen gemaakt. Die gaan uit van de zorgzwaartepakketen (ZZP’s) 5 en 7 voor de PG, ZZP’s 4 en 6 voor somatiek. Op de PG gebruiken de medewerkers ze inmiddels, de woonzorgafdelingen zijn nog bezig met het overzetten van de zorgleefplannen.’

Wat neem je nu wél mee in zo’n sjabloon?

Lia: ‘De nieuwe sjablonen zijn gebaseerd op de vier domeinen woon- en leefomgeving, participatie, geestelijk en lichamelijk welbevinden. Ook de wet- en regelgeving is goed verwerkt, denk bijvoorbeeld aan de stappen binnen de Wet zorg en dwang. Bij het opstellen van het zorgleefplan is het verder van belang niet steeds voor dezelfde woorden te kiezen, maar juist persoonsgericht te schrijven.’

Bevalt het aangepaste ECD?

Josephien, die al met het vernieuwde ECD werkt: ‘Je ziet nu in een oogopslag wat de problemen, acties en evaluaties zijn. Rapporteren gaat gemakkelijker en efficiënter. Vroeger noemden we alles al snel “lichamelijk of geestelijk welbevinden”. Dat was veel te breed en niet gericht op de bij bewoners gestelde doelen. En nu heb je minder risico’s op fouten: je kunt niets vergeten. Is er sprake van onbegrepen gedrag? Met één klik ga je door alle actiefases. De kwaliteit van zorg gaat omhoog.’

Nieuwe ECD zorgt voor meer tijd en kwaliteit

Lia vult aan: ‘In het oude ECD deed iedereen zijn uiterste best. Maar op zijn eigen manier. De informatie was daarom lastig terug te vinden. Nu staan alle neuzen dezelfde kant op en volgen we dezelfde werkwijze. Het is bovendien een logische manier van werken. Sinds de aanpassingen kost het opstellen van een zorgleefplan echt minder tijd.’

Debbie vindt dat het vernieuwde ECD ook preventief beter werkt: ‘Je hebt de risico’s eerder in kaart, zo is de kwaliteit beter geborgd. Een ander groot voordeel is dat ook binnen de domeinen geestelijk welbevinden en participatie gerichter op doelen wordt gerapporteerd.’

Debbie, hoe loopt het traject?

‘Goed. We hebben alle EVV’ers en verpleegkundigen aan boord, daarmee heb je al een flink deel van de teamleden te pakken. Zij zullen naar verwachting hun enthousiasme op de andere teamleden en behandelaren weten over te brengen. Ook de verankering is stevig. Vanuit het kernteam houden de teamcoaches en ik de ondersteunende diensten en het management op de hoogte. Een van de coaches zit in het ICT-agendaoverleg om zo prioriteiten te kunnen stellen om de juiste aanpassingen te verrichten. De programmamanager die verantwoordelijk is voor het nieuwe ECD dat over twee jaar komt is nauw betrokken bij de ontwikkelingen: het inhoudelijke voorwerk is tegen die tijd kant en klaar.’

Wat investeert Livio in het hele proces?

Debbie: ‘Het kost niet zo veel. De software is er, de aanpassingen zijn meestal simpel. Soms zit het in een autorisatie wijzigen of een optie aanpassen. De enige kosten die je maakt zijn de vergaderuren. En de uren waarin de EVV’ers en verpleegkundigen bezig zijn met het overzetten van de dossiers naar de nieuwe sjablonen. Gemiddeld kost dat 45 minuten per bewoner.’

Josephien: ‘Terug in de teams coachen wij onze collega’s op hun manier van rapporteren, tijdens de overdracht bijvoorbeeld. We kijken dan onder andere of de gemaakte rapportages goed gekoppeld zijn aan de doelen. Dat “coaching-on-the-job” hoeft niet veel extra tijd te kosten. Het werkoverleg gebruiken we om te evalueren.’

Wat als een teamlid de hakken in het zand zet?

Lia: ‘Dan zou ik vragen wat zij wél nodig heeft.’

Kunnen we al spreken van een succes?

Josephien: ‘Het is werk in uitvoering, maar het ziet er goed uit. Want: het is een proces van de werkvloer, de aanpassingen zijn een antwoord op behoeften van de medewerkers zelf. Kom over een half jaar maar terug voor resultaten.’

Meer weten

• In januari 2021 is er een vervolgartikel gepubliceerd: Livio: doorloop de hele PDCA-cyclus bij de cliënt. Dit artikel hoort bij het onderwerp methodisch werken.

Meer weten

• Lees meer over Livio