Pleyade: Een verbetertool voor de teams

Zorgorganisaties werken voortdurend aan verbetering van de zorg. Kwaliteit en veiligheid zijn belangrijke indicatoren. Hoe mooi is het als een organisatie haar medewerkers hier zelf bewust van kan maken. Om dit te bereiken ontwikkelden drie organisaties ieder een kwaliteitsdashboard. Voor managers én de werkvloer. De komende weken publiceert Waardigheid en trots drie voorbeelden over het werken met een kwaliteitsdashboard.

Verbetertool

Pleyade biedt zorg en ondersteuning aan ouderen in Arnhem, Elst en de Liemers. Dit doet de organisatie zowel aan huis, als op de twaalf locaties. Om de kwaliteit en veiligheid te ondersteunen ontwikkelde Pleyade in eigen beheer een dashboard. En koos daarbij bewust voor een dashboard voor de werkvloer omdat dat het meeste oplevert voor de cliënt. ‘Het doel van het dashboard is het voeren van het gesprek’, zeggen senior beleidsmedewerker Jordy Schouten en kwaliteitscontroller Caroline Terwijn. 

‘We willen een dialoog op gang brengen om continu te werken aan verbetering.’ Jordy benadrukt het belang van de eenvoud en de beperking. ‘Ons dashboard beperkt zich tot kwaliteit en veiligheid van zorg. Het is nadrukkelijk geen volledig en geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem. Zo’n systeem dat alles aan elkaar knoopt, verzuim, financiën, in- en uitstroom. Het is ook niet zozeer een managementtool, want er zitten zowel harde – zorgplannen getekend, medicatie afgetekend – als zachte KPI’s in. Ons dashboard is een verbetertool primair voor de teams, het biedt aanknopingspunten om in gesprek te gaan. Het is een middel voor dialoog.’

3 thema’s

Je kunt lang praten over hoe een dashboard kwaliteit & veiligheid eruit moet zien, aldus Caroline. ‘Maar voordat je het weet zit je midden in een groot ICT-project.’ Pleyade probeerde vooral niet compleet te zijn. ‘Als je als organisatie alles wilt overzien, kom je er nooit. Beter is het gewoon te beginnen en na een halfjaar te evalueren.’ 

Het dashboard heeft 3 pijlers: cliënttevredenheid, medicatieveiligheid en methodisch werken. ‘Deze onderwerpen willen we altijd in zicht hebben. Het zijn gegevens die we niet uit bestaande systemen kunnen halen en dus handmatig meten. De medewerkers doen deze metingen zelf, bij de cliënt of familie, en voor medicatieveiligheid en methodisch werken bij elkaar.’ Het leereffect van de intercollegiale metingen gaat 2 kanten op. 

‘Medewerkers zien dossiers en medicatie van hun collega’s. Ze zien goede dingen die ze zelf kunnen overnemen en de verbeterpunten bespreken ze met hun collega. Het is leren en blijven verbeteren.’ De resultaten brengt Pleyade zo simpel mogelijk in beeld: alles op 1 A4, in de simpele kleuren groen (top!), oranje (let op!) en rood (kom op!).

Directe actie

De kracht van het dashboard schuilt in het voortdurend meten. ‘Dat vergroot de bewustwording van de medewerkers’, legt Jordy uit. ‘En het maakt directe actie mogelijk.’ En daar varen de cliënten wel bij. ‘Een cliënt was bijvoorbeeld ontevreden over de maaltijd. Die kreeg een 3,3. Daar zijn we op ingesprongen. We hebben deze cliënt invloed gegeven in de menucommissie. Het resultaat is dat de cliënt de maaltijden lekkerder vindt. En dat is het belangrijkste doel: een tevreden cliënt.’ 

Voor de cliënttevredenheid neemt Pleyade het Nederlandse gemiddelde als uitgangspunt, een 8. Voor medicatieveiligheid en methodisch werken legt Pleyade de lat bewust hoog: de norm voor de medicatieveiligheid is 95%.

Competitie

Ook al is het dashboard van Pleyade voor en door de teams, de organisatie maakt de resultaten breder zichtbaar. Caroline: ‘We zijn transparant, alle resultaten staan op ons intranet. Zodat een team kan kijken welke collega’s goed zijn in een bepaald onderwerp en kunnen vragen om te helpen. Zo stimuleren we leren en verbeteren niet alleen in de teams maar ook Pleyade-breed. Bovendien merken we dat een beetje competitie goed werkt om het nog beter te willen doen.’ 

Ook de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, de cliëntenraad en de raad van toezicht mogen meekijken. ‘Zodat we het erover kunnen hebben, het gaat immers om oplossingen en verbeteringen. Uiteraard zorgen we wel voor het juiste verhaal bij de verschillende dashboards. Korsakov-groepen bijvoorbeeld zullen niet snel groen scoren op cliëntervaringen.’ Om de vergelijking te vergemakkelijken zijn alle dashboards gelijk. Alleen revalidatie en thuiszorg hebben iets andere indicatoren.

Feedback en complimenten

Pleyade heeft het dashboard zorgvuldig geïmplementeerd. ‘Maar net als in elke andere organisatie ondersteunt de ene medewerker het van harte, de andere minder. Feedback en complimenten geven zijn daarom belangrijk. De meeste teams zien medicatieveiligheid en methodisch werken een beetje als “moetjes”, de cliëntervaringen vinden ze daarentegen echt heel leuk.’ 

De EVV’ers halen de cliëntervaringen op in individuele gesprekken. Het verbeteren van de kwaliteit van deze gesprekken is onderdeel van andere trajecten binnen Pleyade. Daarnaast speelt het teamhoofd een belangrijke rol. ‘We verwachten van teamhoofden dat zij medewerkers stimuleren en zorgen dat het dashboard regelmatig terugkomt in teambesprekingen. En bijna elk team heeft wel een of twee enthousiastelingen, die de anderen meenemen. Dan gaat het eigenlijk vanzelf.’